Veelgestelde vragen

• Hoe voorkom ik dat teams langs elkaar heen werken en kennis niet wordt gedeeld?

  Een veelvoorkomend probleem is dat afdelingen als ‘eilanden’ opereren. Organiseer daarom regelmatige check-ins en cross-functionele overlegmomenten, zodat projectleiders en programmamanagers elkaars voortgang en uitdagingen kennen. Stimuleer kennisdeling door online samenwerkingsplatforms te gebruiken en zorg dat successen én leerpunten worden gedeeld in de hele organisatie.

• Welke rollen en verantwoordelijkheden heb ik nodig voor effectief portfoliomanagement?

  Een heldere governance-structuur is onmisbaar. Definieer van tevoren wie beslist over prioritering, wie de budgetten beheert en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. Zo voorkomt je onduidelijkheid en weet iedereen waarvoor hij of zij accountable is. Benoem bijvoorbeeld een portfolioboard of -comité, waarin senior stakeholders en managers zitting hebben. Zij bewaken of de gekozen projecten nog kloppen met de strategie en sturen bij waar nodig.

• Hoe combineer ik ITIL, SIAM en DevOps zonder dat het te bureaucratisch wordt?

  Het is een misvatting dat je kiest voor óf ITIL óf DevOps óf SIAM. In de praktijk kun je de sterke kanten van elk raamwerk benutten. ITIL biedt structuur in processen, DevOps focust op snelle feedback en automatisering, en SIAM coördineert externe leveranciers. Door de overlap te identificeren en dubbel werk te vermijden, zorg je voor een gestroomlijnde aanpak die wendbaar blijft.

• Hoe voorkom ik dat onze DevOps-initiatieven vastlopen door te weinig samenwerking tussen Development en Operations?

  DevOps vraagt om een cultuurverandering waarin teams elkaars taal spreken en gezamenlijke doelen nastreven. Creëer gezamenlijke rituelen, zoals daily stand-ups of retrospectives, waar Development én Operations aan deelnemen. Gebruik daarnaast hulpmiddelen voor continuous integration en continuous delivery (CI/CD), zodat de samenwerking écht in het dagelijks werk verweven zit.

• Hoe zorg ik dat externe leveranciers (SIAM) naadloos meedoen met onze interne IT-processen?

  Bij SIAM (Service Integration and Management) draait het om strakke afspraken met leveranciers, zónder dat het proces onnodig ingewikkeld wordt. Werk met duidelijke SLA’s (Service Level Agreements) en leg de verantwoordelijkheden vast. Houd regelmatige afstemmomenten en een helder escalatieproces, zodat issues vroegtijdig in het juiste kanaal belanden. Zo voorkom je misverstanden en kun je snel reageren op veranderingen.

• Hoe kan ik ITIL-processen slanker en flexibeler maken?

  ITIL kan als ‘log en formeel’ worden ervaren, maar je kunt de processen aanpassen aan je organisatie. Richt je vooral op value streams: welke activiteiten leveren écht waarde voor de klant of eindgebruiker? Automatiseer terugkerende handelingen (bijvoorbeeld met self-service tools) en schrap overbodige rapportages. Zo houd je de essentie overeind — stabiliteit, duidelijkheid en kwaliteit — zonder bureaucratie.

• Hoe behoud ik overzicht op incidenten en problemen, zeker met meerdere teams en leveranciers?

  Zorg voor één centraal registratiesysteem waar je alle incidenten, problemen en verzoeken bundelt. Stel een duidelijke RACI-matrix op (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), zodat ieder team of leverancier weet wie wat oppakt. Hierdoor ontstaat geen onduidelijkheid over eigenaarschap. Combineer dit met regelmatige reviews of ‘problem boards’, zodat je niet alleen brandjes blust maar ook structurele verbeteringen doorvoert.

• Hoe stel ik prioriteiten en houd ik overzicht op mijn taken (timemanagement)?

  Vaak is de agenda overvol en gaat alle aandacht naar ‘brandjes blussen’. Richt je eerst op wat écht urgent en belangrijk is. Maak een dag- of weekschema met blokken voor focuswerk, en wees kritisch op vergaderingen. Door ook realistisch te plannen en taken te clusteren, voorkom je dat je steeds tussendoor moet schakelen. Zo houd je rust in je hoofd én in je agenda.

• Hoe zorg ik voor draagvlak bij veranderingen in mijn team?

  Bij succesvol change management draait het vooral om goede communicatie en betrokkenheid. Deel niet alleen het ‘wat’ van de verandering, maar ook het ‘waarom’. Laat teamleden meedenken over de aanpak en geef ze ruimte om vragen te stellen. Echte commitment ontstaat als iedereen ziet hoe de verandering bijdraagt aan hun werkplezier, efficiëntie of groei.

• Hoe bouw ik een open feedbackcultuur zonder conflicten te veroorzaken?

  Feedback geven en ontvangen is spannend, maar broodnodig voor groei. Maak afspraken over hoe je feedback geeft: concreet, op gedrag gericht en met oog voor de persoon. Plan vaste feedbackmomenten, bijvoorbeeld in retrospectives of 1-op-1-gesprekken. Leer je team om feedback te zien als een cadeau voor persoonlijke ontwikkeling, niet als kritiek op hun hele persoon.