Projecten lopen vast, ondanks een goede planning
Het is je vast weleens overkomen: het projectplan is zorgvuldig opgesteld, de mijlpalen zijn helder en iedereen is akkoord. Toch verloopt het project na verloop van tijd steeds stroever. Besluiten worden uitgesteld, onderlinge afstemming kost steeds meer tijd en het gevoel van grip hebben… verdwijnt.
👉 Hoe kan dat toch? Hoe kan een project uitlopen ondanks een ijzersterke planning?
⬇️ Een voorbeeld maakt dit duidelijk ⬇️
Er vindt een IT-implementatie plaats bij een middelgrote bank. Het technische ontwerp staat als een huis, de leverancier is betrouwbaar en er is een ruim budget. Toch loopt het project ruim 4 maanden vertraging op! De planning wordt telkens bijgesteld, alleen lost het niets op.
Pas na een grondige evaluatie komt de échte oorzaak naar boven. De twee afdelingen die aan het project werken, hebben een totáál verschillende visie op wat het nieuwe systeem moet gaan doen. Deze spanning was al voelbaar vanaf dag 1, alleen heeft niemand dit uitgesproken. De planning was dus nooit het probleem, het waren de conflicterende visies.
Onuitgesproken verwachtingen en tegengestelde visies zijn een veel voorkomend probleem bij projecten die vastlopen. Zegt zo’n haperende planning dan helemaal niets? Zeker wel! Het kan absoluut een signaal zijn dat er onder de oppervlakte iets niet goed gaat.
Waarom projecten mislukken: de oorzaken zitten onder de oppervlakte
Laten we daar eens induiken, dat ‘onder de oppervlakte’. Als je namelijk kijkt waarom projecten mislukken, kom je vaak één van de onderstaande redenen tegen. Deze zitten doorgaans niet in de tool zelf, maar in het dagelijks handelen.
Dit zijn de veelvoorkomende oorzaken van falende projecten ⬇️
❌ Onduidelijke rollen en verwachtingen. Wie beslist uiteindelijk? Wie houdt overzicht? Deze vragen blijven vaak onbeantwoord, tótdat het misgaat.
❌ Impliciete aannames over verantwoordelijkheid. “Dat pakt iemand wel op” komt in de praktijk vaak neer op ➡️ niemand pakt het op.
❌ Belangen die niet worden uitgesproken. Verschillende stakeholders hebben verschillende definities van succes, alleen wordt dat niet hardop gezegd.
❌ Gedrag dat verandert onder druk. Op papier en in rustige tijden verloopt het allemaal prima. Maar gedrag verandert 9 van de 10 keer onder tijdsdruk of politieke spanning.
En nee, deze factoren staan vaak niet in het projectplan, juist omdat ze zich onder de oppervlakte bevinden. Maar dezelfde factoren bepalen wél of het plan uitvoerbaar blijft.
⬇️ Nog een ander voorbeeld ⬇️
Een reorganisatieproject binnen een zorginstelling laat mooi zien hoe er ruis kan ontstaan. Formeel is er binnen het project een stuurgroep, een projectmanager en werkgroepen. Op papier is alles helder dus. Maar in de praktijk blijkt dat de stuurgroep besluiten neemt die de werkgroepen niet kunnen uitvoeren, omdat belangrijke afdelingen niet vertegenwoordigd zijn. De projectmanager heeft geen mandaat om zelf besluiten te nemen. Met als gevolg dat werkgroepleden wachten op richting die niet komt.
Dus 👉 het project loopt vast. Niet door gebrek aan planning, maar door onduidelijke bevoegdheden die nooit expliciet zijn gemaakt.
Samenwerken in projecten gaat mis (terwijl mensen wél willen)
Kijk, er zal vast weleens een bokkenpruik rondlopen op de afdeling die niks wil. Maar over het algemeen willen mensen graag samenwerken en geloven ze in het project. Daar wringt de schoen dus niet. Het gaat mis omdat er verschillende perspectieven zijn die niet op tafel komen.
⬇️ Samenwerken gaat mis omdat ⬇️
❌ Verschillende disciplines kijken anders naar succes. Voor IT telt betrouwbaarheid, voor marketing is dat snelheid en voor finance de kosten. Deze perspectieven botsen, maar worden zelden op tafel gelegd.
❌ Mensen optimaliseren vanuit hun eigen rol. De jurist wil juridische zekerheid en de projectleider wil voortgang. Beiden handelen professioneel, maar het schuurt.
❌ Niemand is expliciet eigenaar van het geheel. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn stuk. Niemand voelt zich verantwoordelijk voor de samenhang.
Zeker in de wat meer complexe projecten ontstaat dan ruis. Alle professionals werken hard, maar ze werken wél langs elkaar heen. Dus ook al heb je een topteam – denk aan het Nederlands elftal met al die grote namen, dan nóg kan het misgaan.
Bijsturen is lastig, niemand is “tegen”. Want oh, wat hadden we in de finale van 2010 tegen Spanje graag willen winnen… Maar het geheel beweegt niet, het wíl gewoon niet.
Denk eens aan een bouwproject. De architect levert tekeningen volgens de afspraken. De aannemer bouwt volgens die tekeningen. De installateur volgt de specificaties. Iedereen doet zijn werk. Toch past het technisch niet in elkaar, omdat niemand de integrale afstemming heeft gedaan. De architect zegt: “Ik lever ontwerpen, geen bouwbegeleiding.” De aannemer reageert met: “Ik bouw wat er staat, ik ben geen ontwerper.” De installateur meldt vervolgens: “Ik volg de specs, de rest is niet mijn verantwoordelijkheid.” Ehhh tja…
Allen hebben gelijk vanuit hun rol. Maar ondertussen loopt het project vast vanuit het geheel. 🤯
Gedrag onder druk: het kantelpunt in veel falende projecten
Het menselijk brein is gevoelig voor druk en spanning. Hoewel sommige mensen zullen zeggen ‘ik werk zo lekker onder stress’, is je brein dat waarschijnlijk niet met je eens. Stress en druk kwalificeert je brein onbewust als ‘gevaar’. Daardoor loop je sneller de kans dat je oerbrein het over neemt.
Het oerbrein maakt andere keuzes, het kijkt alleen naar: waar zit de bedreiging en waar kan ik iets halen? Daardoor zie je dat bij mensen onder druk het gedrag verandert. De een trekt zich terug binnen de eigen expertise en neemt minder initiatief buiten zijn rol. Terwijl de ander juist álles naar zich toetrekt, de ‘als-ik-het-doe-weet-ik-tenminste-dat-het-goed-gaat’.
En kijk, dit gedrag is heel menselijk, maar het versterkt wel de oorzaken van falende projecten. Wat eerst een klein haperingetje was, wordt nu ineens een structurele blokkade.
Knutselen aan de planning gaat de onderliggende problemen niet oplossen. Hoe verleidelijk het klussen aan de planning soms ook is. 😉
Grip krijgen op projecten begint niet bij herplannen
Scherpe deadlines! Harder werken! En weet je wat, laten we nóg gedetailleerdere rapportages maken. Dat is vaak het eerste wat je ziet gebeuren als een project vastloopt.
Dat kan tijdelijk helpen, maar zelden structureel. Grip krijgen op projecten vraagt iets anders: zicht op hoe mensen samenwerken, besluiten nemen en verantwoordelijkheid invullen. Kort samengevat:
⬇️Wat wél helpt om grip te krijgen ⬇️
In plaats van harder sturen op output, helpt het om aandacht te geven aan:
🧩 Rolhelderheid creëren. Expliciete gesprekken over wie waarvoor verantwoordelijk is, wie beslist en wie de afstemming doet. Niet als organogram, maar als levendige afspraak.
🧩 Verwachtingen uitspreken. Verschillende stakeholders hebben verschillende belangen. Benoem die vóórdat ze botsen en niet erna.
🧩 Gedragspatronen herkennen. Welk gedrag werkt hier wel? Welk gedrag heeft gewerkt in eerdere fasen maar werkt nu niet meer? En wat vraagt deze context van ons?
🧩Afstemming organiseren. Je hoeft niet méér vergaderen, de kunst is om anders te gaan vergaderen. Creëer ruimte voor wat er werkelijk speelt en niet alleen wat er op de agenda staat.
Een gedeelde taal helpt óók om oorzaken van falende projecten in kaart te brengen
Naast deze 4 punten is er nóg iets dat helpt weer grip te krijgen op je project, namelijk een gemeenschappelijke taal spreken om te duiden wat je ziet gebeuren. Een voorbeeld van zo’n taal is IPMA.
Onderwerpen als leiderschap zonder formele macht, het omgaan met complexiteit, gedrag onder druk of belangenmanagement in multi-stakeholderomgevingen, worden dankzij IPMA tastbaar. Dit maakt het makkelijker om oorzaken van falende projecten te herkennen en te bespreken, zonder schuldvragen. Het helpt om te zeggen: “Ik herken dit patroon uit het raamwerk, kunnen we daar over praten?” in plaats van “Jij doet het fout.”
Lagant biedt IPMA-certificeringen om jou te helpen die taal onder de knie te krijgen. En doordat je woorden hebt om te beschrijven wat er gebeurt in het project, kun je het óók samen met je collega’s naar een succes ombuigen.
Leren kijken naar gedrag én context
Een gezamenlijke taal spreken is één. Een tweede aspect dat we bij Lagant zien is dat veel professionals extra grip ervaren wanneer ze leren kijken voorbíj planning en structuur. Zoals je hebt gelezen loopt een project 9 van de 10 keer vast door gedrag en context. Onze e-learnings en trainingen helpen om deze patronen te herkennen en bespreekbaar te maken, juist vóórdat projecten vastlopen.
Onze e-learnings en traininingen zijn gericht op jouw dagelijkse praktijk. Natuurlijk nemen we je mee in de methodieken en processen, maar dat staat altijd in dienst van het grotere plaatje: professioneel handelen. We helpen je met vragen als ⬇️
- Hoe voer je gesprekken over rolverdeling?
- Hoe maak je impliciete verwachtingen expliciet?
- Hoe herken je patronen die projecten blokkeren?
- Hoe stuur je bij zonder harder te duwen?
Deze vaardigheden maken het verschil tussen projecten die vastlopen en projecten die blijven bewegen, ook onder druk. 💥
Wil je weten hoe we jou kunnen helpen of welke certificering het best aansluit op dit moment in jouw carrière? Leg je vraag aan ons voor via ln.tnagal@ofni of bel met Patricia via +31 (0)85 050 9742.
