Het omgaan met een klant die PRINCE2 niet begrijpt vereist een stapsgewijze aanpak waarbij je begint met eenvoudige uitleg, concrete voorbeelden uit hun bedrijfscontext gebruikt, en geleidelijk de methodologie introduceert. Klant communicatie draait om het vertalen van complexe concepten naar begrijpelijke taal en het aantonen van directe voordelen voor hun specifieke situatie.
Waarom begrijpen klanten PRINCE2 vaak niet?
De complexiteit van PRINCE2 terminologie vormt vaak de grootste barrière voor klanten. Termen zoals “Business Case”, “Product Breakdown Structure” en “Exception Reports” klinken abstract zonder praktische context.
Veel klanten hebben beperkte ervaring met gestructureerd projectmanagement. Ze zijn gewend aan informele werkwijzen waarbij projecten organisch groeien. De gestructureerde aanpak van PRINCE2 voelt dan als een keurslijf in plaats van hulpmiddel.
Weerstand ontstaat ook door veranderingsangst. Klanten vrezen dat nieuwe processen hun huidige werkwijze verstoren. Ze zien PRINCE2 als extra bureaucratie in plaats van een methode die chaos voorkomt.
Een ander probleem is de omvang van de methodologie. PRINCE2 bevat zeven processen, zeven thema’s en zeven principes. Deze hoeveelheid informatie overweldigt klanten die een snelle oplossing zoeken.
Wat is de beste manier om PRINCE2 uit te leggen aan beginners?
Begin altijd met concrete voorbeelden uit hun eigen bedrijfsomgeving. Leg uit hoe PRINCE2 hun huidige projectproblemen oplost in plaats van abstracte theorie te presenteren.
Gebruik visuele hulpmiddelen zoals flowcharts en processchema’s. Toon hoe informatie door de organisatie stroomt en waar beslissingen genomen worden. Visuele representatie maakt complexe processen begrijpelijk.
Vertaal PRINCE2 jargon naar alledaagse taal. Noem een “Business Case” gewoon “de zakelijke rechtvaardiging” en leg uit waarom elk project een duidelijk doel nodig heeft. Vermijd acroniemen totdat klanten de concepten beheersen.
Focus op voordelen in plaats van processen. Leg uit hoe PRINCE2 budgetoverschrijdingen voorkomt, deadlines helpt halen en kwaliteit verbetert. Klanten begrijpen waarde beter dan methodologie.
Gebruik de “wat als” methode. Vraag: “Wat gebeurt er nu als een project uit de hand loopt?” Toon vervolgens hoe PRINCE2 deze situaties voorkomt door vroege waarschuwingssignalen en escalatieprocedures.
Hoe overkom je weerstand tegen PRINCE2 implementatie?
Identificeer eerst de echte bezwaren achter de weerstand. Vaak gaat het om angst voor verandering, tijdgebrek of slechte ervaringen met eerdere methodologieën. Luister actief naar hun zorgen.
Toon directe voordelen aan door kleine successen te creëren. Begin met één PRINCE2 element dat onmiddellijk waarde toevoegt, zoals betere projectrapportage of duidelijkere rolverdeling.
Betrek weerstandige teamleden bij de implementatie. Maak hen ambassadeurs door hun expertise te erkennen en hun input te vragen bij de aanpassing van PRINCE2 aan hun context.
Gebruik een geleidelijke invoering in plaats van een “big bang” aanpak. Introduceer PRINCE2 elementen stap voor stap zodat teams kunnen wennen aan nieuwe werkwijzen zonder overweldigd te raken.
Deel verhalen van vergelijkbare organisaties die succesvol PRINCE2 hebben geïmplementeerd. Concrete voorbeelden overtuigen beter dan theoretische argumenten.
| Type weerstand | Oorzaak | Aanpak |
|---|---|---|
| Emotioneel | Angst voor verandering | Empathie tonen, kleine stappen |
| Rationeel | Twijfel over effectiviteit | Concrete voorbeelden, data |
| Praktisch | Tijdgebrek, werkdruk | Gefaseerde implementatie |
Welke PRINCE2 onderdelen moet je eerst introduceren?
Start met de zeven PRINCE2 principes omdat deze de fundamentele denkwijze vormen. Focus vooral op “zakelijke rechtvaardiging” en “leren van ervaringen” omdat deze direct waarde tonen.
Introduceer vervolgens duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Klanten begrijpen snel waarom een Project Manager, Project Sponsor en Project Board nodig zijn voor effectieve sturing.
Voeg eenvoudige managementproducten toe zoals het Project Charter en voortgangsrapportages. Deze documenten structureren communicatie zonder complex te zijn.
Implementeer daarna het concept van projectfasen met go/no-go beslismomenten. Dit geeft klanten controle en voorkomt dat projecten ongecontroleerd doorlopen.
Bewaar complexere elementen zoals gedetailleerde kwaliteitsregisters en risicomanagement voor later. Bouw eerst vertrouwen op met eenvoudige, waardetoevoegende onderdelen.
Hoe zorg je voor succesvolle PRINCE2 adoptie bij klanten?
Ontwikkel een projectmanagement training programma dat aansluit bij hun leerstijl en bedrijfscultuur. Combineer theoretische sessies met praktische workshops waarin ze PRINCE2 toepassen op echte projecten.
Zorg voor continue ondersteuning tijdens de eerste implementatiefase. Wees beschikbaar voor vragen en help bij het aanpassen van templates en processen aan hun specifieke context.
Meet en communiceer resultaten regelmatig. Toon hoe PRINCE2 implementatie leidt tot betere projectresultaten, minder overschrijdingen en hogere stakeholdertevredenheid.
Creëer een community of practice binnen de organisatie waar projectmanagers ervaringen delen en elkaar helpen. Dit bevordert kennisdeling en versterkt de PRINCE2 cultuur.
Breid geleidelijk uit naar geavanceerdere PRINCE2 concepten wanneer het team de basis beheerst. Deze evolutionaire aanpak voorkomt overbelasting en zorgt voor duurzame adoptie.
Evalueer regelmatig hoe PRINCE2 werkt binnen hun organisatie en pas waar nodig aan. De methodologie moet dienstbaar blijven aan de organisatie, niet andersom.
Het succesvol introduceren van PRINCE2 bij klanten vereist geduld, empathie en een stapsgewijze aanpak. Door te beginnen met eenvoudige concepten, concrete voordelen te tonen en geleidelijk uit te breiden, creëer je draagvlak voor blijvende verandering. Elke organisatie heeft een unieke context en uitdagingen die een persoonlijke benadering vereisen. Wil je meer weten over hoe je PRINCE2 het beste kunt implementeren in jouw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
