Het implementeren van PRINCE2 in een organisatie zonder ervaring begint met bewustwording en training. Je start door een implementatieteam samen te stellen, basistraining te organiseren en de methodiek stapsgewijs in te voeren. Kies eerst een pilotproject en pas PRINCE2 aan naar de behoeften van je organisatie – niet andersom. Begin klein, leer van ervaringen en breid geleidelijk uit. Met gerichte coaching en duidelijke rolverdeling creëer je een solide basis voor gestructureerd projectmanagement.
Wat is PRINCE2 en waarom is het nuttig voor organisaties zonder ervaring?
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde projectmanagementmethode die je helpt projecten beheerst en succesvol uit te voeren. Voor organisaties zonder ervaring biedt PRINCE2 een kant-en-klaar raamwerk dat direct duidelijkheid schept in de chaos die projecten soms kunnen zijn.
Het grootste voordeel is dat PRINCE2 je een gemeenschappelijke taal geeft. Iedereen in het project weet precies wat bedoeld wordt met termen als ‘business case’, ‘productbeschrijving’ of ‘toleranties’. Dit voorkomt misverstanden en zorgt dat teams effectiever samenwerken.
PRINCE2 werkt met zeven kernprincipes die je helpen focus te houden:
- Continue zakelijke rechtvaardiging
- Leren van ervaringen
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
- Managen in fasen
- Managen bij uitzondering
- Productgerichte aanpak
- Aanpassen aan de projectomgeving
Voor organisaties zonder ervaring is vooral het laatste principe belangrijk: je hoeft PRINCE2 niet volledig te implementeren. Je kiest die onderdelen die écht waarde toevoegen. Dit maakt de methode toegankelijk, zelfs als je nog nooit met gestructureerd projectmanagement hebt gewerkt.
Hoe begin je met de implementatie van PRINCE2?
Het implementeren van PRINCE2 start met een gedegen voorbereiding. Begin met het opzetten van een klein implementatieteam dat de verandering gaat trekken. Dit team moet bestaan uit mensen die enthousiast zijn over verbetering en bereid zijn nieuwe kennis op te doen.
Volg deze praktische stappen:
- Organiseer basistraining voor het implementatieteam. Zij moeten de principes goed begrijpen voordat ze anderen kunnen meenemen.
- Maak een organisatiescan: welke projectmanagementpraktijken gebruik je nu al en hoe verhouden die zich tot PRINCE2?
- Kies bewust je implementatieschaal: begin klein met enkele kernelementen in plaats van direct de volledige methode.
- Selecteer een geschikt pilotproject waarop je PRINCE2 gaat toepassen.
- Ontwikkel aangepaste templates die passen bij jouw organisatie.
Het is belangrijk dat je PRINCE2 aanpast aan je organisatie, niet andersom. Wees pragmatisch: implementeer alleen wat waarde toevoegt en schrap processen die te zwaar aanvoelen voor jouw projecten.
Hou het simpel in het begin. Een veelgemaakte fout is direct alles volgens het boekje willen doen. Dit leidt vaak tot weerstand en bureaucratie. Begin met de basiselementen zoals de business case, productgerichte planning en fasering. Voeg later meer elementen toe als de organisatie er klaar voor is.
Welke rollen zijn essentieel bij het invoeren van PRINCE2?
Bij het invoeren van PRINCE2 zijn enkele sleutelrollen onmisbaar voor succes. De Project Board vormt de top van de projectorganisatie en bestaat uit drie belangrijke functies: de Executive (eindverantwoordelijke), de Senior User (vertegenwoordigt de gebruikers) en de Senior Supplier (vertegenwoordigt de leveranciers).
De Project Manager is het hart van het PRINCE2-project. Deze persoon organiseert het dagelijks werk, houdt het overzicht en rapporteert aan de Project Board. In kleinere organisaties vervult één persoon soms meerdere rollen, maar zorg altijd dat belangen goed vertegenwoordigd blijven.
Voor organisaties zonder ervaring is het verstandig om deze rollen geleidelijk in te voeren:
- Begin met het benoemen van duidelijke Project Managers
- Zorg dat er minimaal een Executive is die beslissingsbevoegdheid heeft
- Voeg gebruikersvertegenwoordiging toe via de Senior User rol
Het belangrijkste is niet de naam van de rol, maar de verantwoordelijkheid die ermee komt. Maak duidelijke afspraken over wie welke beslissingen mag nemen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit voorkomt dat projecten stagneren omdat niemand een besluit durft te nemen.
Welke uitdagingen kom je tegen bij PRINCE2-implementatie zonder ervaring?
Bij het implementeren van PRINCE2 in een onervaren organisatie loop je tegen verschillende obstakels aan. De meest voorkomende uitdaging is weerstand tegen verandering. Teams die gewend zijn op hun eigen manier te werken, zien PRINCE2 vaak als bureaucratisch of onnodig complex.
Een tweede uitdaging is het gebrek aan kennis. Zonder goede training en begeleiding ontstaan misverstanden over hoe PRINCE2 moet worden toegepast. Dit leidt tot onjuiste implementatie en frustratie.
Ook te ambitieuze implementatie is een valkuil. Organisaties willen soms te snel te veel invoeren, waardoor teams overladen worden met nieuwe processen en documentatie. Dit zorgt voor weerstand en vermindert de effectiviteit.
Om deze uitdagingen te overwinnen:
- Communiceer duidelijk waarom PRINCE2 wordt ingevoerd en wat de voordelen zijn
- Investeer in degelijke training, niet alleen in theorie maar ook in praktische toepassing
- Begin klein en bouw geleidelijk uit naar een vollediger implementatie
- Vier en deel successen om draagvlak te creëren
- Zorg voor praktische ondersteuning tijdens de eerste projecten
Verwacht niet dat iedereen direct enthousiast is. Geef mensen tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze en toon begrip voor hun zorgen. Betrek medewerkers actief bij het aanpassen van PRINCE2 aan jullie specifieke organisatiebehoeften.
Hoe zorg je voor een succesvolle overgang naar PRINCE2?
Een succesvolle overgang naar PRINCE2 vraagt om een geleidelijke aanpak. Begin met het trainen van een kerngroep enthousiastelingen die als ambassadeurs kunnen fungeren binnen de organisatie. Zij helpen het draagvlak te vergroten.
Kies zorgvuldig je eerste pilotprojecten. Dit moeten projecten zijn die belangrijk genoeg zijn om serieus te nemen, maar niet zo kritiek dat mislukkingen onacceptabel zijn. Zorg voor intensieve coaching tijdens deze eerste projecten.
Evalueer regelmatig hoe de implementatie verloopt. Vraag feedback aan alle betrokkenen en pas je aanpak aan waar nodig. PRINCE2 is flexibel – gebruik deze eigenschap om de methode te laten aansluiten bij jullie werkwijze.
Creëer een leeromgeving waarin fouten maken mag. In het begin zullen er ongetwijfeld dingen misgaan, maar deze ervaringen zijn waardevol om van te leren. Deel successen en mislukkingen open met het team.
Onderschat niet hoe belangrijk het is om de juiste ondersteuning te bieden. Dit kan in de vorm van:
- Praktische templates die direct gebruikt kunnen worden
- Een helpdesk of aanspreekpunt voor vragen
- Regelmatige intervisiesessies waar ervaringen worden gedeeld
- Toegankelijke documentatie en handleidingen
Het implementeren van PRINCE2 is meer dan alleen processen invoeren – het is een cultuurverandering. Geef deze verandering de tijd en ondersteuning die nodig is. Met de juiste aanpak creëer je een organisatie die steeds beter wordt in het uitvoeren van projecten. Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over het implementeren van PRINCE2 in jouw specifieke situatie? Neem dan gerust contact met ons op voor persoonlijk advies.
