Tailoring in PRINCE2 betekent dat je de methodologie aanpast aan de specifieke behoeften van jouw project en organisatie. Je past tailoring toe wanneer de standaard PRINCE2-processen niet perfect aansluiten bij jouw projectomgeving, organisatiegrootte of complexiteit. Dit helpt je om efficiënter te werken zonder de kernprincipes van PRINCE2 los te laten.
Inleiding: waarom is tailoring belangrijk voor PRINCE2 succes?
Tailoring vormt de basis voor succesvol PRINCE2 projectmanagement. Zonder aanpassingen loop je het risico dat je methodologie te zwaar wordt voor kleine projecten of juist te licht voor complexe initiatieven.
De standaard PRINCE2-aanpak werkt niet altijd optimaal in elke situatie. Een startup heeft andere behoeften dan een multinational. Een IT-project verschilt van een organisatieverandering. Daarom biedt PRINCE2 de mogelijkheid om de methodologie maatwerk te maken.
Tailoring zorgt ervoor dat je team zich kan focussen op wat echt belangrijk is. Je houdt de waardevolle elementen van PRINCE2 en past de rest aan. Dit resulteert in betere projectresultaten en meer betrokkenheid van je teamleden.
Voor organisaties die agile transformaties doorvoeren, is tailoring nog relevanter. Het stelt je in staat om PRINCE2 te combineren met agile werkwijzen zonder dat methodologieën botsen.
Wat betekent tailoring precies in de PRINCE2 methodologie?
Tailoring betekent dat je PRINCE2-processen, rollen en documentatie aanpast zonder de zeven basisprincipes te veranderen. Je behoudt de structuur maar maakt deze passend voor jouw specifieke context.
De zeven principes van PRINCE2 blijven altijd intact: continue business rechtvaardiging, leren uit ervaring, gedefinieerde rollen, managen per fase, managen per uitzondering, focus op producten en aanpassen aan de projectomgeving. Dit laatste principe geeft je expliciet toestemming om aan te passen.
Je kunt verschillende elementen tailoren:
- Processen: Sommige activiteiten combineren of vereenvoudigen
- Rollen: Functies samenvoegen bij kleinere projecten
- Documentatie: Rapporten inkorten of formaten aanpassen
- Governance: Besluitvormingsstructuren aanpassen aan organisatiecultuur
Het verschil met standaard implementatie is dat je bewust keuzes maakt. Je documenteert waarom je bepaalde aanpassingen doet. Dit houdt de methodologie transparant en controleerbaar.
Wanneer pas je tailoring toe in jouw PRINCE2 projecten?
Je past tailoring toe wanneer de standaard PRINCE2-aanpak niet optimaal aansluit bij jouw projectcontext. Dit gebeurt vaker dan je denkt, omdat elk project unieke karakteristieken heeft.
Organisatiegrootte speelt een belangrijke rol. Bij kleine organisaties combineer je vaak rollen. Een persoon kan zowel Project Manager als Team Manager zijn. Bij grote organisaties splits je juist rollen verder op voor betere controle.
De volgende situaties vragen om tailoring:
| Situatie | Tailoring aanpak |
|---|---|
| Klein project (<6 maanden) | Vereenvoudigde documentatie, gecombineerde rollen |
| Agile omgeving | Kortere fasen, iteratieve planning |
| Hoge complexiteit | Extra controle-momenten, gedetailleerde risico-analyse |
| Externe leveranciers | Aangepaste contractmanagement processen |
Sectoren maken ook verschil. Financiële instellingen hebben strengere compliance-eisen. Zorgorganisaties focussen meer op patiëntveiligheid. Technologiebedrijven werken vaak met kortere cycli.
Het belangrijkste signaal voor tailoring is weerstand van je team. Als mensen procedures omslachtig vinden, is het tijd om aan te passen.
Hoe implementeer je tailoring effectief binnen PRINCE2?
Effectieve tailoring begint met een grondige analyse van jouw projectomgeving. Je inventariseert welke PRINCE2-elementen waarde toevoegen en welke je kunt vereenvoudigen of weglaten.
Volg deze stapsgewijze aanpak:
Begin met het Project Brief. Documenteer hier jouw tailoring-beslissingen. Leg uit waarom je bepaalde aanpassingen maakt. Dit voorkomt verwarring later in het project.
Analyseer jouw organisatiecontext. Kijk naar bestaande processen, cultuur en beschikbare resources. Bouw voort op wat al werkt in plaats van alles te vervangen.
Pas processen aan per fase. Start conservatief en maak gaandeweg meer aanpassingen. Dit helpt je team om te wennen aan de veranderingen.
Voor rollen geldt: combineer alleen functies die logisch samenhangen. Een Project Manager kan ook Senior User zijn bij kleine projecten, maar combineer nooit Project Manager met Project Assurance.
Documentatie-aanpassingen maken het grootste verschil. Vervang lange rapporten door dashboards. Gebruik templates die aansluiten bij jouw organisatie-stijl. Zorg dat informatie makkelijk vindbaar blijft.
Test jouw aanpassingen in een pilot-project. Verzamel feedback van alle betrokkenen. Pas bij waar nodig en documenteer de geleerde lessen.
Wat zijn de voordelen van tailoring voor organisatieverandering?
Tailoring biedt organisaties die agile transformaties ondergaan de flexibiliteit om PRINCE2 te combineren met nieuwe werkwijzen. Je krijgt het beste van beide werelden: structuur én wendbaarheid.
Het grootste voordeel is verhoogde acceptatie. Teams werken liever met processen die aansluiten bij hun dagelijkse praktijk. Tailoring zorgt ervoor dat PRINCE2 niet aanvoelt als een extern opgelegd systeem.
Efficiëntie verbetert merkbaar. Je besteedt minder tijd aan administratie die geen waarde toevoegt. In plaats daarvan focus je op activiteiten die echt bijdragen aan projectsucces.
Voor organisatieverandering biedt tailoring specifieke voordelen:
- Snellere besluitvorming door aangepaste governance
- Betere communicatie via vertrouwde kanalen
- Minder weerstand door geleidelijke invoering
- Hogere kwaliteit door focus op relevante deliverables
Tailoring ondersteunt ook continue verbetering. Je past de methodologie aan op basis van geleerde lessen. Dit maakt jouw projectmanagement steeds effectiever.
Organisaties die tailoring goed toepassen, ervaren minder projectfalen. Ze leveren vaker op tijd en binnen budget. Het belangrijkste: hun teams blijven gemotiveerd en betrokken.
Conclusie: sleutelpunten voor succesvol PRINCE2 tailoring
Succesvol tailoring vereist balans tussen structuur en flexibiliteit. Houd altijd de zeven PRINCE2-principes intact terwijl je processen, rollen en documentatie aanpast aan jouw context.
De belangrijkste succesfactoren zijn: grondige analyse van jouw projectomgeving, geleidelijke implementatie en continue feedback van je team. Start klein en bouw expertise op.
Documenteer jouw tailoring-beslissingen zorgvuldig. Dit helpt bij toekomstige projecten en zorgt voor consistentie binnen jouw organisatie. Deel geleerde lessen met collega’s.
Vergeet niet dat tailoring een iteratief proces is. Wat werkt voor het ene project, past misschien niet bij het volgende. Blijf experimenteren en verbeteren.
Bij Lagant helpen we organisaties om PRINCE2 tailoring effectief toe te passen binnen hun agile transformaties. Elke organisatie heeft unieke uitdagingen en mogelijkheden die maatwerk vereisen. Wil je ontdekken hoe tailoring jouw projectresultaten kan transformeren en welke aanpak het beste past bij jouw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek.