PRINCE2 is een gestructureerde projectmanagementmethode die draait om zeven fundamentele principes. Deze principes zijn: continue bedrijfsrechtvaardiging, leren van ervaringen, gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, management by exception, productgerichte aanpak, op maat maken voor de projectomgeving, en faseren. Ze vormen samen een krachtig raamwerk dat je helpt om projecten succesvol te leiden, risico’s te beheersen en waarde te leveren. Door deze principes te begrijpen en toe te passen, krijg je een solide basis voor effectief projectmanagement.
Wat zijn de 7 principes van PRINCE2?
De 7 principes van PRINCE2 vormen de kern van deze projectmanagementmethode. Ze geven richting aan de manier waarop je projecten opzet, uitvoert en afsluit. Hieronder zie je een overzicht van deze principes:
- Continue bedrijfsrechtvaardiging – Elk project moet een duidelijke zakelijke rechtvaardiging hebben die gedurende het hele project geldig blijft.
- Leren van ervaringen – Projectteams moeten lessen uit eerdere projecten benutten en nieuwe ervaringen documenteren.
- Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden – Iedereen betrokken bij het project moet precies weten wat zijn of haar taken en verantwoordelijkheden zijn.
- Management by exception – Hogere managementniveaus grijpen alleen in wanneer bepaalde tolerantiegrenzen worden overschreden.
- Productgerichte aanpak – Een project richt zich op het leveren van producten die aan de afgesproken kwaliteitseisen voldoen.
- Op maat maken – PRINCE2 moet worden aangepast aan de omvang, complexiteit en risico’s van het specifieke project.
- Faseren – Projecten worden opgedeeld in beheersbare fasen voor betere controle en sturing.
Deze principes werken niet los van elkaar maar vormen samen een samenhangend geheel. Je past ze toe in combinatie met de PRINCE2 processen, thema’s en rollen om je project succesvol te maken.
Hoe pas je continue bedrijfsrechtvaardiging toe in projecten?
Continue bedrijfsrechtvaardiging betekent dat je project altijd een geldige reden moet hebben om te bestaan. Dit principe draait volledig om de Business Case, het document dat de zakelijke rechtvaardiging van je project bevat.
Je begint met het opstellen van een Business Case waarin je duidelijk maakt welke voordelen het project zal opleveren en welke kosten, tijdsinvestering en risico’s ermee gepaard gaan. Maar daarmee ben je er nog niet. Bij elke fase-overgang beoordeel je opnieuw of de Business Case nog steeds geldig is.
Dit zijn de belangrijkste aspecten om rekening mee te houden:
- Controleer regelmatig of de verwachte voordelen nog steeds realistisch zijn
- Bepaal of de kosten en tijdsplanning nog binnen acceptabele grenzen liggen
- Evalueer of veranderde omstandigheden invloed hebben op de rechtvaardiging
- Durf een project te stoppen als de Business Case niet meer geldig is
Het bijzondere aan PRINCE2 is dat het expliciet stelt dat een project moet worden stopgezet wanneer de bedrijfsrechtvaardiging vervalt. Dit voorkomt dat tijd en geld wordt verspild aan projecten die geen waarde meer toevoegen.
Waarom is leren van ervaringen zo belangrijk binnen PRINCE2?
Leren van ervaringen zorgt ervoor dat je niet telkens dezelfde fouten maakt. Dit principe erkent dat elk project waardevolle inzichten oplevert die toekomstige projecten kunnen verbeteren.
Bij de start van een project zoek je actief naar lessen uit vergelijkbare eerdere projecten. Dit kunnen zowel successen als mislukkingen zijn. Tijdens het project leg je nieuwe ervaringen vast in een logboek of register. Aan het einde zorg je dat deze lessen beschikbaar komen voor toekomstige projecten.
De cyclus van leren werkt als volgt:
- Zoek naar bestaande ervaringen bij aanvang van het project
- Pas deze lessen toe in je projectaanpak
- Documenteer nieuwe ervaringen gedurende het project
- Deel deze kennis bij de afsluiting van het project
Door consequent dit principe toe te passen, bouw je een waardevolle kennisbank op die bijdraagt aan het succes van toekomstige projecten. Het stimuleert ook een cultuur van openheid waarin zowel successen als fouten worden erkend als leermomenten.
Wat houdt het principe ‘management by exception’ in?
Management by exception betekent dat je hogere managementniveaus alleen inschakelt wanneer dat echt nodig is. Dit principe maakt efficiënt gebruik van de tijd van leidinggevenden mogelijk en geeft projectteams voldoende vrijheid om hun werk te doen.
De kern van dit principe is het werken met tolerantiegrenzen. Voor elke projectdoelstelling (tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico en voordelen) stel je grenzen vast waarbinnen het projectteam zelfstandig mag opereren. Alleen wanneer het project dreigt buiten deze grenzen te treden, escaleer je naar een hoger niveau.
Dit zijn de belangrijkste elementen van management by exception:
- Het vaststellen van duidelijke tolerantiegrenzen voor elke projectdoelstelling
- Regelmatige voortgangsrapportages om te zien of je binnen de grenzen blijft
- Een helder escalatieproces wanneer toleranties dreigen te worden overschreden
- Besluitvorming op het juiste managementniveau
Dit principe zorgt voor een goed evenwicht tussen controle en flexibiliteit. Managers hoeven niet betrokken te zijn bij dagelijkse beslissingen, maar worden wel tijdig gewaarschuwd als er problemen dreigen. Hierdoor kunnen ze hun tijd besteden aan strategische kwesties in plaats van aan micromanagement.
Hoe kan je PRINCE2 op maat maken voor jouw organisatie?
PRINCE2 is geen rigide, one-size-fits-all methode. Het principe ‘op maat maken’ benadrukt dat je de methode moet aanpassen aan de specifieke context van je project en organisatie. Dit voorkomt dat PRINCE2 als bureaucratisch of omslachtig wordt ervaren.
Bij het op maat maken let je op de schaal, complexiteit en risico’s van je project. Een klein, laagrisico project heeft minder controles en documentatie nodig dan een groot, complex project met hoge risico’s.
Enkele praktische tips voor het op maat maken:
- Pas de terminologie aan zodat deze aansluit bij de taal van je organisatie
- Combineer of vereenvoudig rollen als het project klein is
- Bepaal welke producten (documenten) echt nodig zijn en welke je kunt samenvoegen
- Integreer PRINCE2 met bestaande methoden in je organisatie, zoals PRINCE2 en agile werkwijzen
- Behoud wel altijd de 7 principes als basis – deze zijn niet onderhandelbaar
Het op maat maken is een balanceeract: je wilt de methode licht genoeg maken om werkbaar te zijn, maar robuust genoeg om de voordelen van PRINCE2 te behouden. Door bewuste keuzes te maken krijg je een aanpak die past bij jouw organisatie en project.
Wat zijn de voordelen van PRINCE2 voor jouw projecten?
De 7 principes van PRINCE2 bieden samen een krachtig raamwerk dat je projecten naar een hoger niveau tilt. De belangrijkste voordelen die je kunt verwachten zijn:
- Betere besluitvorming door de continue focus op bedrijfsrechtvaardiging
- Minder herhaalde fouten dankzij het leren van ervaringen
- Duidelijkere verantwoordelijkheden door gedefinieerde rollen
- Efficiënter gebruik van managementtijd via management by exception
- Hogere kwaliteit door de productgerichte aanpak
- Flexibiliteit door het op maat maken voor je projectomgeving
- Betere controle door fasering van het project
PRINCE2 is wereldwijd erkend als een betrouwbare methode voor projectmanagement. De principes zijn gebaseerd op decennia aan praktijkervaring en vormen een solide basis voor succes. We zien in onze dagelijkse praktijk dat organisaties die PRINCE2 goed toepassen consistent betere projectresultaten behalen.
Wil je meer weten over hoe je PRINCE2 effectief kunt implementeren in jouw organisatie? Of heb je hulp nodig bij het op maat maken van deze methode voor jouw specifieke projecten? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag om van je projecten een succes te maken met de kracht van PRINCE2.
