PRINCE2 is een van de meest gebruikte projectmanagementmethodieken wereldwijd, maar niet alle onderdelen zijn even gemakkelijk toe te passen. De moeilijkste onderdelen van PRINCE2 zijn vaak het Business Case principe, effectief risicomanagement, en het werken met toleranties. Deze elementen vereisen niet alleen theoretische kennis, maar ook praktisch inzicht en ervaring. Voor veel projectmanagers vormt vooral de continue validatie van de Business Case gedurende het hele project een uitdaging, samen met het systematisch identificeren en beheersen van risico’s in veranderende omstandigheden.
Waarom zijn sommige PRINCE2 onderdelen moeilijker te implementeren dan andere?
PRINCE2 onderdelen verschillen in implementatiecomplexiteit omdat sommige meer abstracte concepten bevatten die lastig zijn om te vertalen naar dagelijkse projectactiviteiten. Het gaat niet alleen om het begrijpen van de theorie, maar vooral om het toepassen ervan in de praktijk van jouw organisatie.
De complexiteit komt voort uit drie hoofdfactoren:
- De kloof tussen theorie en praktijk – wat op papier werkt, kan in de realiteit heel anders uitpakken
- Organisatiecultuur – sommige PRINCE2 principes vereisen een specifieke bedrijfscultuur om effectief te zijn
- De vereiste balans tussen rigide methodologie en flexibiliteit in een veranderende omgeving
De meeste projectmanagers vinden het lastiger om onderdelen toe te passen die constante aandacht vragen gedurende het hele project. PRINCE2 is ontworpen als een allesomvattend raamwerk, maar in de praktijk kiezen veel organisaties voor een aangepaste implementatie waarbij ze focussen op de elementen die het meeste waarde toevoegen.
Ook de integratie met bestaande werkwijzen binnen een organisatie kan een behoorlijke uitdaging vormen. Wanneer PRINCE2 botst met ingeburgerde processen, ontstaat er weerstand die het implementeren van bepaalde onderdelen extra moeilijk maakt.
Wat maakt het Business Case principe zo uitdagend binnen PRINCE2?
Het Business Case principe is een van de meest problematische onderdelen van PRINCE2 omdat het vereist dat je voortdurend de zakelijke rechtvaardiging van het project beoordeelt en valideert. Dit is geen eenmalige activiteit maar een doorlopend proces gedurende de hele levenscyclus van het project.
De grootste uitdagingen hierbij zijn:
- Het kwantificeren van immateriële voordelen – hoe meet je bijvoorbeeld “verbeterde klanttevredenheid” in euro’s?
- Het up-to-date houden van de Business Case wanneer projectomstandigheden veranderen
- Het maken van eerlijke en realistische inschattingen zonder optimism bias
- Het verbinden van projectresultaten aan strategische organisatiedoelstellingen
Ook het timing-aspect maakt het complex: de Business Case moet al in een vroeg stadium worden opgesteld, wanneer er nog veel onzekerheden zijn. Tegelijk moet je gedurende het hele project beslissingen nemen op basis van diezelfde Business Case. Dit vereist een balans tussen vasthouden aan de oorspronkelijke doelen en flexibel inspelen op nieuwe inzichten.
Projectmanagers worstelen vaak met het betrekken van de juiste stakeholders bij het valideren van de Business Case. Zonder hun input en commitment verliest de Business Case aan waarde als sturingsinstrument.
Waarom worstelen projectmanagers met risicomanagement in PRINCE2?
Risicomanagement binnen PRINCE2 is uitdagend omdat het systematisch en proactief denken vereist in een omgeving die vaak reactief is ingesteld. Projectmanagers moeten niet alleen risico’s identificeren, maar ook de juiste beheersmaatregelen implementeren en monitoren.
De voornaamste struikelblokken bij risicomanagement zijn:
- Het onderscheid maken tussen echte risico’s en algemene projectuitdagingen
- Het kwantificeren van zowel de kans als de impact van geïdentificeerde risico’s
- Het vinden van de juiste balans in risicobeheer – te weinig aandacht is gevaarlijk, te veel leidt tot paralyserende bureaucratie
- Het communiceren over risico’s zonder als pessimist gezien te worden
Een ander veelvoorkomend probleem is de neiging tot risicoaversie binnen organisaties. PRINCE2 erkent dat risico’s ook kansen kunnen zijn, maar in de praktijk focussen veel projectteams alleen op de negatieve aspecten van risico’s.
Ook het bijhouden van het risicoregister blijkt in de praktijk lastig. Het register wordt vaak gezien als een administratieve verplichting in plaats van een waardevol projectmanagement instrument. Hierdoor wordt het bijwerken ervan uitgesteld of oppervlakkig uitgevoerd.
Hoe kun je de uitdagingen van PRINCE2 toleranties effectief aanpakken?
PRINCE2 toleranties vormen een uitdaging omdat ze vereisen dat je duidelijke grenzen stelt aan afwijkingen voor tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico en voordelen. Het effectief aanpakken hiervan begint met het realistisch bepalen van deze tolerantiegrenzen in samenspraak met alle betrokken partijen.
Praktische strategieën om toleranties beter te beheersen zijn:
- Zorg voor duidelijke, meetbare toleranties die voor iedereen begrijpelijk zijn
- Stel verschillende toleranties vast voor verschillende projectniveaus (project, fase, werkpakket)
- Documenteer niet alleen de toleranties zelf, maar ook de achterliggende redenen
- Maak vooraf duidelijk welke escalatieprocedures gelden als toleranties dreigen te worden overschreden
Een effectieve aanpak is om toleranties te zien als een sturingsmechanisme in plaats van als harde grenzen. Dit betekent dat je bij het naderen van een tolerantiegrens tijdig het gesprek aangaat met de belanghebbenden, in plaats van te wachten tot de grens daadwerkelijk is overschreden.
Ook het regelmatig herzien van toleranties is belangrijk. Naarmate het project vordert en er meer bekend wordt, kan het nodig zijn om toleranties aan te passen. PRINCE2 biedt de flexibiliteit om dit te doen, maar in de praktijk gebeurt dit vaak niet omdat men vasthoudt aan de oorspronkelijke plannen.
Welke strategieën helpen bij het beheersen van de moeilijkste PRINCE2 componenten?
Om de uitdagende PRINCE2 componenten beter te beheersen, is een pragmatische aanpak essentieel. Begin met het selecteren van de componenten die de meeste waarde toevoegen voor jouw specifieke project en organisatie. Niet elk PRINCE2 element is even relevant in elke situatie.
Effectieve strategieën omvatten:
- Integreer PRINCE2 geleidelijk – implementeer niet alles tegelijk, maar begin met de meest waardevolle elementen
- Investeer in voortdurende training en kennisdeling binnen het projectteam
- Ontwikkel sjablonen en hulpmiddelen die passen bij jouw organisatie
- Zorg voor een lerende organisatie waar ervaringen worden gedeeld en verbeteringen worden doorgevoerd
- Betrek een ervaren PRINCE2 coach bij complexe implementaties
Een gebalanceerde implementatie is cruciaal – PRINCE2 is geen alles-of-niets methodologie. De officiële methode moedigt aanpassing aan de projectcontext expliciet aan, zolang je de kernprincipes respecteert.
Voor organisaties die worstelen met specifieke PRINCE2 componenten kan externe expertise waardevol zijn. Ervaren professionals brengen niet alleen theoretische kennis, maar ook praktische ervaring met het implementeren van PRINCE2 in verschillende omgevingen.
Wil je meer weten over het succesvol implementeren van PRINCE2 in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op. We delen graag onze kennis en ervaring om je te helpen de meest uitdagende aspecten van PRINCE2 onder de knie te krijgen.
