PRINCE2 templates die onmisbaar zijn voor projectmanagers omvatten de Business Case, Project Brief, Project Initiation Documentation (PID), Risk Register, Issue Register, en Stage/Exception Plans. Deze documenten vormen de ruggengraat van elk PRINCE2-project en helpen je bij het plannen, uitvoeren en beheersen van projecten. Ze bieden structuur voor goede besluitvorming, risicobeheer en voortgangsrapportage. Door deze templates slim in te zetten, zorg je voor duidelijke communicatie en verhoog je de slagingskans van je projecten.
Wat zijn PRINCE2 templates en waarom zijn ze belangrijk?
PRINCE2 templates zijn standaarddocumenten die je helpen om projecten volgens de PRINCE2 methode te managen. Ze geven vorm aan de zeven hoofdprocessen van PRINCE2 en ondersteunen de zeven principes van deze aanpak.
Deze templates zijn belangrijk omdat ze zorgen voor:
- Een uniforme werkwijze binnen het projectteam
- Duidelijke vastlegging van informatie en beslissingen
- Betere controle over het project
- Gemakkelijkere overdracht tussen teamleden
PRINCE2 draait om gecontroleerd werken. De templates helpen je daarbij door vaste kaders te bieden. Je hoeft niet voor elk project opnieuw na te denken over welke informatie je moet verzamelen.
Ook maken de templates het makkelijker om te voldoen aan de PRINCE2-eisen voor documentatie. Ze zorgen dat je geen belangrijke elementen vergeet, waardoor je project beter beheersbaar wordt.
Welke basis PRINCE2 templates moet elke projectmanager gebruiken?
Elke projectmanager heeft minimaal deze PRINCE2 templates nodig om een project goed te kunnen uitvoeren:
- Business Case – Onderbouwt waarom het project de moeite waard is en welke voordelen het oplevert
- Project Brief – Beschrijft kort wat het project inhoudt en wat je ermee wilt bereiken
- Project Initiation Documentation (PID) – Het basisdocument met alle plannen en afspraken
- Risk Register – Overzicht van alle risico’s en hoe je daarmee omgaat
- Issue Register – Logboek van problemen die tijdens het project optreden
- Stage Plans – Gedetailleerde plannen per projectfase
- End Stage Reports – Rapportages over afgeronde fases
- Highlight Reports – Regelmatige voortgangsrapportages
De Business Case is echt de fundering van je project. Hierin leg je vast waarom je het project doet en welke voordelen het oplevert. De Project Brief gebruik je aan het begin om snel duidelijk te maken wat het project inhoudt.
Het PID bevat alle plannen en afspraken die je nodig hebt om het project te starten. Dit is het belangrijkste document en bevat onderdelen zoals kwaliteitsplan, communicatieplan en projectplan.
Met de Risk en Issue Registers houd je bij wat er mis kan gaan of al misgaat. Deze documenten helpen je om problemen tijdig op te lossen.
Hoe pas je PRINCE2 templates aan voor verschillende projecttypes?
PRINCE2 is gemaakt om aan te passen aan jouw situatie. Je kunt de templates op deze manieren aanpassen:
- Verwijder onderdelen die niet nuttig zijn voor jouw project
- Voeg velden toe die specifiek voor jouw organisatie belangrijk zijn
- Combineer templates als dat de administratie makkelijker maakt
- Pas de taal en terminologie aan zodat het past bij je organisatie
Voor kleine projecten kun je veel templates versimpelen of samenvoegen. Bij een kort project met weinig risico’s kun je bijvoorbeeld de Business Case en Project Brief combineren in één document.
Bij complexe IT-projecten wil je juist extra aandacht besteden aan de Risk Register en misschien speciale onderdelen toevoegen voor technische vereisten.
Het belangrijkste bij het aanpassen is dat je de kern van PRINCE2 bewaart: blijf werken met duidelijke fases, houd controle via rapportages en zorg dat beslissingen goed worden vastgelegd.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het gebruik van PRINCE2 templates?
Bij het werken met PRINCE2 templates maken projectmanagers vaak deze fouten:
- Te veel documentatie maken zonder na te denken over de waarde ervan
- Templates letterlijk overnemen zonder ze aan te passen aan de projectcontext
- Vergeten de templates bij te werken tijdens het project
- Te veel nadruk leggen op het invullen van documenten in plaats van op het managen van het project
- Geen duidelijke afspraken maken over wie verantwoordelijk is voor welk document
De grootste valkuil is dat het invullen van templates een doel op zich wordt. PRINCE2 documenten zijn hulpmiddelen, geen eindproduct. Je gebruikt ze om beslissingen te ondersteunen, niet om ze in een la te stoppen.
Ook zie je vaak dat projectmanagers de templates helemaal niet aanpassen. Ze gebruiken dezelfde zware documentatie voor een klein project als voor een groot project. Dit leidt tot onnodig werk en frustratie bij het team.
Zorg daarom dat je aan het begin van het project goed nadenkt over welke templates je echt nodig hebt en hoe uitgebreid deze moeten zijn.
Hoe integreer je PRINCE2 templates met agile werkwijzen?
PRINCE2 en agile lijken tegenstrijdig, maar je kunt ze prima combineren. Zo integreer je PRINCE2 templates met agile:
- Houd de Business Case en PID beknopt en focus op waarde voor de klant
- Gebruik Stage Plans voor je sprints of releases
- Vervang gedetailleerde productbeschrijvingen door user stories
- Maak je Risk Register onderdeel van je dagelijkse stand-ups
- Gebruik digitale tools voor je templates zodat iedereen er altijd bij kan
Bij een agile aanpak ligt de nadruk op flexibiliteit en voortdurende aanpassing. Dat betekent niet dat je geen documentatie nodig hebt. Je maakt de documentatie alleen lichter en dynamischer.
Een goede tip is om te beginnen met een minimale set templates en deze geleidelijk uit te breiden als het project daarom vraagt. Zo behoud je de projectmanagement structuur van PRINCE2 terwijl je de flexibiliteit van agile benut.
Je kunt bijvoorbeeld werken met een digitaal Kanban-bord voor je dagelijkse werkzaamheden, terwijl je de PRINCE2 templates gebruikt voor de overkoepelende projectbesturing.
Wat zijn de belangrijkste lessen voor effectief gebruik van PRINCE2 templates?
Voor een effectief gebruik van PRINCE2 templates zijn dit de belangrijkste lessen:
- Begin met het doel: vraag je af waarvoor je elk document gebruikt
- Houd het simpel: gebruik alleen wat je echt nodig hebt
- Pas templates aan: maak ze passend voor jouw specifieke project
- Maak ze toegankelijk: zorg dat je team makkelijk bij de documenten kan
- Update regelmatig: houd documenten actueel tijdens het hele project
Het is belangrijk om te onthouden dat templates hulpmiddelen zijn, geen doelen op zich. Ze moeten je helpen bij het nemen van beslissingen en het communiceren met stakeholders.
De beste projectmanagers gebruiken PRINCE2 templates als kompas, niet als strak keurslijf. Ze passen de methode aan waar nodig, maar houden vast aan de principes van gecontroleerd projectmanagement.
Wil je meer weten over hoe je PRINCE2 optimaal kunt inzetten in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor advies op maat of een training die perfect aansluit bij jouw behoeften.