PRINCE2 onderkent zeven specifieke rollen binnen een projectstructuur, elk met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze methode creëert een duidelijk kader voor projectmanagement door rollen als de Project Board, projectmanager en teammanager te definiëren. Door deze rolverdeling weet iedereen precies wat er van hen verwacht wordt, wat leidt tot betere besluitvorming en communicatie. De rolstructuur is aanpasbaar aan de omvang van het project, waarbij kleinere projecten rollen kunnen combineren terwijl grotere projecten de volledige structuur implementeren.
Wat zijn de 7 rollen binnen PRINCE2?
PRINCE2 definieert zeven officiële rollen die samen het projectmanagementteam vormen. Elke rol heeft specifieke verantwoordelijkheden die bijdragen aan het projectsucces.
De Project Board bestaat uit drie sleutelrollen:
- De Opdrachtgever (Executive): Verantwoordelijk voor de business case, eindverantwoordelijk voor het project en voorzitter van de Project Board.
- De Senior Gebruiker: Vertegenwoordigt de belangen van de eindgebruikers van het projectresultaat.
- De Senior Leverancier: Vertegenwoordigt partijen die resources en expertise leveren voor het project.
De Projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project binnen de kaders die de Project Board heeft gesteld. Deze persoon zorgt voor planning, monitoring en rapportage.
De Teammanager stuurt een team aan dat specifieke producten moet opleveren en rapporteert aan de projectmanager.
De Project Assurance controleert onafhankelijk of het project goed verloopt en aan alle eisen voldoet, en adviseert de Project Board hierover.
De Change Authority beoordeelt en beslist over wijzigingsverzoeken binnen de door de Project Board gestelde grenzen.
De Project Support biedt administratieve ondersteuning aan het project, zoals documentbeheer en bijhouden van planningen.
Wat is de belangrijkste rol in een PRINCE2 project?
Binnen PRINCE2 is de Opdrachtgever (Executive) de belangrijkste rol. Als lid van de Project Board draagt deze persoon de eindverantwoordelijkheid voor het projectsucces.
De Opdrachtgever:
- Is eigenaar van de business case en verantwoordelijk voor de zakelijke rechtvaardiging
- Neemt de uiteindelijke beslissingen over doorgaan of stoppen bij mijlpalen
- Zorgt voor de benodigde middelen en financiering
- Lost escalaties en conflicten op die niet door de projectmanager kunnen worden opgelost
Zonder een betrokken en besluitvaardige Opdrachtgever loopt een project snel vast. Projecten die mislukken hebben vaak een Executive die onvoldoende betrokken is of te weinig gezag heeft binnen de organisatie. De Opdrachtgever moet daarom voldoende tijd vrijmaken, beslissingsbevoegdheid hebben, en het project regelmatig monitoren.
Hoe werken de verschillende PRINCE2 rollen samen?
PRINCE2 rollen werken samen binnen een duidelijke organisatiestructuur met heldere communicatielijnen. Dit zorgt voor een effectieve besturing van het project.
De samenwerking verloopt langs deze lijnen:
- De Project Board geeft richting en neemt belangrijke beslissingen, maar bemoeit zich niet met de dagelijkse uitvoering
- De Projectmanager communiceert regelmatig met de Project Board via voortgangsrapportages en bij uitzonderingssituaties
- Teammanagers krijgen hun opdrachten van de Projectmanager en rapporteren terug over de voortgang
- Project Assurance biedt onafhankelijke controle en advies aan de Project Board
- Project Support ondersteunt zowel de Projectmanager als Teammanagers met administratieve taken
Deze structuur zorgt voor duidelijke escalatiepaden. Problemen worden eerst aangepakt op het niveau waar ze ontstaan. Alleen als ze daar niet opgelost kunnen worden, worden ze geëscaleerd naar een hoger niveau.
De Management Stages in PRINCE2 bepalen het ritme van de samenwerking. Aan het einde van elke fase beoordeelt de Project Board de voortgang en neemt beslissingen over het vervolg.
Wanneer heb je alle PRINCE2 rollen nodig in een project?
Je hebt niet altijd alle zeven PRINCE2 rollen nodig in elk project. PRINCE2 is juist ontworpen om schaalbaar te zijn en aangepast te worden aan de projectomvang en -complexiteit.
Voor grote, complexe projecten is het raadzaam alle rollen in te vullen. Dit zorgt voor:
- Optimale verdeling van verantwoordelijkheden
- Voldoende controles en evenwicht in de besluitvorming
- Adequate capaciteit voor alle managementtaken
Voor kleinere projecten kunnen rollen worden gecombineerd. Hierbij gelden enkele belangrijke richtlijnen:
- De drie Project Board rollen moeten altijd worden ingevuld, maar kunnen door minder personen worden vervuld
- Projectmanager en Teammanager kunnen worden gecombineerd bij kleine teams
- Project Support kan worden gecombineerd met de Projectmanager rol
- Project Assurance mag nooit worden gecombineerd met de Projectmanager rol om belangenverstrengeling te voorkomen
De omvang en risico’s van je project bepalen de noodzaak voor aparte rollen. Evalueer deze factoren zorgvuldig bij het opstellen van je projectorganisatie.
Wat zijn de voordelen van een duidelijke rolstructuur volgens PRINCE2?
Een heldere rolstructuur volgens PRINCE2 biedt talrijke voordelen die direct bijdragen aan projectsucces.
Ten eerste zorgt het voor heldere verantwoordelijkheden. Iedereen weet precies wat van hen verwacht wordt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit voorkomt dat taken tussen wal en schip vallen of dat er dubbel werk wordt gedaan.
Ten tweede verbetert het de besluitvorming. Door de juiste beslissingsbevoegdheden op de juiste niveaus te leggen, worden beslissingen sneller en effectiever genomen. De Project Board houdt zich bezig met strategische beslissingen, terwijl de Projectmanager tactische beslissingen neemt.
Ten derde bevordert de rolstructuur effectieve communicatie. De communicatielijnen zijn duidelijk vastgelegd, waardoor informatie sneller en gerichter stroomt naar de personen die deze nodig hebben.
Ten vierde zorgt de onafhankelijke controle via Project Assurance voor betere kwaliteit en risicobeheer. Dit verhoogt de kans dat problemen vroeg worden geïdentificeerd en aangepakt.
Tot slot maakt de PRINCE2 rolstructuur projectmanagement beter schaalbaar. Je kunt de structuur aanpassen aan de omvang van het project zonder de kernprincipes te verliezen.
Hoe implementeer je PRINCE2 rollen in jouw organisatie?
Het implementeren van PRINCE2 rollen in je organisatie vraagt om een doordachte aanpak. Begin met een analyse van je huidige projectstructuur en identificeer de gaps tussen die structuur en het PRINCE2 model.
Praktische stappen voor implementatie:
- Start met het definiëren van de Project Board. Kies hiervoor mensen met voldoende beslissingsbevoegdheid en beschikbare tijd.
- Selecteer ervaren projectmanagers en investeer in hun PRINCE2 training.
- Pas functieomschrijvingen en verantwoordelijkheden aan zodat ze aansluiten bij de PRINCE2 rollen.
- Ontwikkel standaarddocumentatie en sjablonen die passen bij de PRINCE2 methodiek.
- Zorg voor duidelijke communicatie over de nieuwe rolstructuur aan alle betrokkenen.
Veel organisaties lopen tegen uitdagingen aan bij de implementatie. Weerstand tegen verandering is vaak een obstakel. Betrek mensen daarom vroeg in het proces en leg de voordelen van de nieuwe structuur uit. Wees ook bereid om de methodiek aan te passen aan de specifieke behoeften van je organisatie zonder de kernprincipes te verliezen.
Tot slot is het belangrijk om regelmatig te evalueren hoe de rolstructuur functioneert in de praktijk. Pas aan waar nodig en vier successen om het draagvlak te vergroten. Een stapsgewijze implementatie werkt vaak beter dan een big-bang benadering.
Ben je benieuwd hoe je PRINCE2 rollen effectief kunt implementeren in jouw specifieke organisatiecontext? Neem dan contact op voor advies op maat.
