Bij een PRINCE2 project moet je verschillende rollen toewijzen om je project goed te laten verlopen. De belangrijkste rollen zijn de Project Board (met daarin Executive, Senior User en Senior Supplier), de Project Manager, Team Manager en Project Support. Deze structuur zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden op alle niveaus. Voor kleinere projecten kun je sommige rollen combineren, maar voor grotere projecten is het belangrijk om alle posities te vullen. De juiste rolbezetting is een belangrijke stap voor een succesvol PRINCE2 project.
Wat zijn de verplichte rollen in een PRINCE2 projectteam?
In een PRINCE2 projectteam zijn vier verplichte rollen die je altijd moet toewijzen: de Project Board, Project Manager, Team Manager en Project Support. De Project Board bestaat uit drie sleutelfiguren: de Executive (eindverantwoordelijke), de Senior User (vertegenwoordigt gebruikers) en de Senior Supplier (vertegenwoordigt leveranciers).
De Project Board staat aan de top van de hiërarchie en heeft de eindverantwoordelijkheid voor het succes van het project. Deze groep neemt belangrijke beslissingen, keurt plannen goed en lost problemen op die buiten de bevoegdheid van de Project Manager vallen.
De Project Manager stuurt het project dagelijks aan en rapporteert aan de Project Board. Deze persoon is verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en controleren van alle projectactiviteiten binnen de afgesproken grenzen.
De Team Manager leidt een specialistisch team en rapporteert aan de Project Manager. Deze rol is vooral bij grotere projecten belangrijk waar werkpakketten door aparte teams worden uitgevoerd.
Project Support biedt administratieve ondersteuning, zoals het bijhouden van documenten en het verzamelen van voortgangsgegevens. Deze rol kan door één persoon of een team worden vervuld, afhankelijk van de grootte van het project.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van de Project Board?
De Project Board heeft als hoofdverantwoordelijkheid het vertegenwoordigen van de zakelijke, gebruikers- en leveranciersbelangen binnen het project. Deze groep neemt niet deel aan de dagelijkse projectactiviteiten maar is wel beslissingsbevoegd op strategisch niveau.
De Executive vertegenwoordigt de zakelijke belangen en heeft het laatste woord bij belangrijke beslissingen. Deze persoon is verantwoordelijk voor de business case, zorgt dat het project waarde oplevert en is eindverantwoordelijk voor het succes.
De Senior User vertegenwoordigt de belangen van de eindgebruikers en zorgt dat het projectresultaat aansluit bij hun behoeften. Deze rol is verantwoordelijk voor het specificeren van vereisten, het valideren van resultaten en het realiseren van de beoogde voordelen.
De Senior Supplier vertegenwoordigt de leveranciers of ontwikkelaars en zorgt dat de juiste middelen beschikbaar zijn. Deze persoon is verantwoordelijk voor de kwaliteit van producten en diensten die door leveranciers worden geleverd.
De Project Board komt samen bij belangrijke beslismomenten zoals het goedkeuren van plannen, het afsluiten van fasen en het nemen van beslissingen over afwijkingen. Zij werken volgens het principe van “management by exception” – ze grijpen alleen in wanneer tolerantiegrenzen worden overschreden.
Hoe verschilt de rol van Project Manager bij PRINCE2 van traditioneel projectmanagement?
De PRINCE2 Project Manager werkt binnen duidelijk gedefinieerde tolerantiegrenzen die door de Project Board zijn vastgesteld. Dit verschilt van traditionele projectmanagers die vaak meer autonomie hebben maar minder duidelijke kaders.
Bij PRINCE2 managet de Project Manager het project in fasen, waarbij elke fase apart wordt gepland, uitgevoerd en geëvalueerd. Dit gefaseerde aanpak maakt het project beter beheersbaar en zorgt voor regelmatige controlemomenten.
Een PRINCE2 Project Manager besteedt meer aandacht aan productgericht plannen. In plaats van te focussen op activiteiten, ligt de nadruk op de te leveren producten en hun kwaliteitscriteria.
Bij PRINCE2 volgt de Project Manager vastgestelde processen die voor elk project gelden, zoals:
– Starting up a Project
– Initiating a Project
– Controlling a Stage
– Managing Product Delivery
– Managing Stage Boundaries
– Closing a Project
Verder legt een PRINCE2 Project Manager minder nadruk op leiderschap en meer op het volgen van de methode. Persoonlijke competenties zijn belangrijk, maar de structuur en processen van PRINCE2 bieden een stevig raamwerk dat de persoonlijkheid van de manager minder doorslaggevend maakt.
Wanneer heb je een Team Manager nodig in je PRINCE2 projectteam?
Je hebt een Team Manager nodig wanneer je project te groot of complex is voor één Project Manager om alle teams direct aan te sturen. Dit is meestal het geval bij projecten met meerdere specialistische teams die gelijktijdig aan verschillende werkpakketten werken.
De Team Manager neemt een deel van de dagelijkse coördinatie over van de Project Manager. Deze rol is verantwoordelijk voor:
– Het plannen en uitvoeren van toegewezen werkpakketten
– Het rapporteren over voortgang aan de Project Manager
– Het managen van teamleden en hun taken
– Het leveren van producten volgens afgesproken kwaliteitscriteria
In kleinere projecten kan de Project Manager deze taken zelf uitvoeren, maar bij grotere projecten zou dit te veel worden. De Team Manager vormt dan een belangrijke schakel tussen de mensen die het werk uitvoeren en de Project Manager.
Een praktisch voordeel van het aanstellen van Team Managers is dat je expertise kunt inzetten waar nodig. Bijvoorbeeld, een IT-afdeling kan geleid worden door een Team Manager met technische kennis, terwijl de marketingafdeling wordt geleid door iemand met marketingexpertise.
Welke optionele rollen kun je toevoegen aan een PRINCE2 projectteam?
Naast de verplichte rollen kun je verschillende optionele rollen toevoegen aan je PRINCE2 team, afhankelijk van de grootte en complexiteit van je project. De belangrijkste optionele rollen zijn Project Assurance, Change Authority en aanvullende Project Support functies.
Project Assurance is een onafhankelijke controle die zorgt dat het project aan de eisen voldoet. Deze rol kan worden opgesplitst in:
– Business Assurance (controleert namens de Executive)
– User Assurance (controleert namens de Senior User)
– Supplier Assurance (controleert namens de Senior Supplier)
De Change Authority krijgt van de Project Board de bevoegdheid om kleinere wijzigingsverzoeken goed te keuren. Dit versnelt het besluitvormingsproces omdat niet elk verzoek naar de Project Board hoeft.
Aanvullende Project Support functies kunnen zijn:
– Configuratiebeheerder (houdt alle projectproducten bij)
– Projectsecretaris (verzorgt administratie en planning)
– Kwaliteitsmanager (zorgt voor naleving van kwaliteitseisen)
– Risicomanager (identificeert en beheert projectrisico’s)
Het toevoegen van deze rollen hangt af van factoren zoals projectgrootte, beschikbare middelen en organisatiecultuur. Bij kleinere projecten worden deze taken vaak verdeeld over bestaande rollen, terwijl grote, complexe projecten aparte functies rechtvaardigen.
Een goed opgezet PRINCE2 projectteam met de juiste rolverdeling verhoogt de slaagkans van je project aanzienlijk. Wil je meer weten over hoe je een effectief projectteam samenstelt of heb je vragen over PRINCE2 implementatie? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw specifieke situatie.
