Een goed ingerichte Obeya-room biedt één fysieke ruimte waar alle relevante informatie, stakeholders en beslissingen samenkomen. Zo zie je meteen waar je aan toe bent. De sleutel ligt in een stapsgewijze aanpak waarbij je eerst helder je doel en scope bepaalt, vervolgens de ruimte inricht met doordacht visueel management en zorgt voor duidelijke rollen en een vast ritme.
Wat is een Obeya-room en waarom werkt het?
Obeya is Japans voor ‘grote kamer’ en komt oorspronkelijk uit de Lean-filosofie van Toyota. Het principe is eenvoudig én krachtig tegelijk. Bij Obeya komen alle partijen die betrokken zijn bij een project regelmatig fysiek samen in één ruimte waar alle projectinformatie visueel zichtbaar is.
Denk aan muren vol overzicht: doelen, lopende projecten, KPI’s, risico’s en verbeterpunten. Door informatie letterlijk zichtbaar te maken, dwing je transparantie af. Niemand kan zich verschuilen achter e-mails of rapportages die in bureaulades verdwijnen. Problemen worden sneller gesignaleerd, beslissingen sneller genomen en de samenwerking wordt intensiever.
Zie de Obeya-room als het kloppend hart van je project. Waar digitale dashboards vaak in tabbladen verdwijnen, vraagt een groot bord met rode statusindicatoren aan de muur direct om aandacht.
Bepaal doel en scope van jouw Obeya-room
Voor je als een razende Roeland begint met het ophangen van borden en het uitnodigen van mensen, bepaal eerst: waarvoor zet je de Obeya-room precies in? Wat wil je bereiken met je Obeya? Een Obeya kan namelijk verschillende functies vervullen, van strategische programmabewaking tot operationele projectsturing.
Stel jezelf deze kernvragen:
- Welk project of programma ga je hiermee aansturen?
- Wie zijn de primaire stakeholders en beslissers?
- Welke informatie is echt kritisch voor sturing en besluitvorming?
- Hoe vaak komen mensen fysiek bij elkaar voor een Obeya-run?
- Wat zijn de belangrijkste uitdagingen die je wilt oplossen?
Een Obeya-room voor een IT-implementatieproject heeft andere informatie nodig dan een Obeya voor een strategisch transformatieprogramma. Bij het eerste draait het om sprintvoortgang, technische blokkades en deploymentschema’s. Bij het tweede kijk je naar strategische doelen, budgetbewaking en organisatieverandering.
Maak ook een bewuste keuze over de scope: focus je op één project, of stuur je meerdere samenhangende initiatieven aan? Een te brede scope maakt de ruimte onoverzichtelijk; een te smalle scope levert te weinig toegevoegde waarde op om mensen structureel bij elkaar te krijgen.
Inrichting en visueel management van de ruimte
De fysieke inrichting bepaalt voor een groot deel het succes van je Obeya. Je hebt een ruimte nodig die groot genoeg is voor alle betrokkenen om comfortabel te staan of zitten, met voldoende wandruimte om informatie op te hangen.
Een goede Obeya kent 3 muren, elk met een eigen functie:
- Linkermuur – strategie en richting
Hier breng je de missie, visie, kernwaarden en strategische doelen van de organisatie in beeld. Deze muur is vrij statisch en wordt bijvoorbeeld één keer per jaar herzien.
💡Tip: dit is waar je de lange termijn scherp houdt
- Middenmuur – projecten en initiatieven
Op deze muur zie je welke projecten bijdragen aan de strategische doelen. Denk aan KPI’s, programma’s en verbeterinitiatieven. De middenmuur vormt de brug tussen strategie en uitvoering.
- Rechtermuur – acties en knelpunten
Hier ontstaat de dynamiek. Deze muur toont lopende acties, actuele blokkades en nieuwe inzichten. Tijdens de Obeya-run bespreek je wat er loopt, wat erbij komt of wat eraf gaat. Juist hier komt de kracht van visueel management tot leven: het is direct duidelijk waar prioriteit nodig is.
🎓Wil je leren hoe je een Obeya bouwt en structureert? Bekijk de Obeya Builder Training.
Visuele structuur aanbrengen
Door te werken met verschillende kleuren, maak je visueel hoe je project ervoor staat. Rood staat voor risico’s en blokkades, groen voor zaken die op schema lopen en oranje voor aandachtspunten. Deze visuele grammatica moet iedereen direct begrijpen, zonder uitleg. Gebruik deze kleurcodering ook consequent, zodat je weet dat iedereen dezelfde taal spreekt.
Je hebt niet per se dure tools nodig om een Obeya-room in te richten. Kleurrijke post-its, flipovers, magneetborden en simpele dashboards op A3-formaat, het werkt allemaal uitstekend. Waar het om draait is dat informatie tastbaar, zichtbaar en aanpasbaar blijft.
Digitale schermen kúnnen een aanvulling zijn, maar vervangen het fysieke karakter niet. Zorg altijd voor voldoende whiteboardruimte, zo kun je nieuwe inzichten tijdens je run direct vastleggen. Ook is het handig de drempel om iets aan te passen zo laag mogelijk te houden. Werk daarom lekker simpel met tape, stiften… én een gezonde dosis humor.
Informatie actueel houden
Een Obeya-room die niet up-to-date is, verliest snel zijn geloofwaardigheid. Wijs expliciet iemand aan die verantwoordelijk is voor het actualiseren van de visualisaties. Dat is meestal de Obeya Host, de persoon die de runs faciliteert, de flow bewaakt en zorgt dat iedereen betrokken blijft.
De Host zorgt dat elke muur klopt en de informatie betrouwbaar is. Wil je leren hoe je deze rol professioneel invult? Volg de Obeya Host Training.
Maak het actualiseren een vast onderdeel van je werkritme: na elke sprintreview, stuurgroep of wekelijks op een vast moment worden alle muren bijgewerkt.
Rollen, ritme en overlegstructuur bepalen
Een Obeya-room zonder structuur is slechts een vergaderruimte met papier aan de muur. De kracht zit in het ritme waarmee mensen samenkomen en de rollen die ze vervullen.
Wie doet wat in de Obeya?
De programmamanager of senior projectleider is vaak de eigenaar van de Obeya. De Obeya Builder ontwerpt en bouwt de ruimte: hij zorgt ervoor dat de 3 muren logisch zijn ingericht, dat strategie, projecten en acties met elkaar verbonden zijn en dat alles visueel klopt.
De Host faciliteert vervolgens de runs, bewaakt de voortgang en houdt de energie erin, terwijl teamleads, experts en stakeholders actief bijdragen. Niet iedereen hoeft bij elke run aanwezig te zijn, maar voor beslissingen heb je wel de juiste mensen nodig. De Host zorgt dat dat soepel verloopt.
Vast ritme en verschillende Obeya-runs
Wil je van je Obeya echt een succes maken? Werk dan met verschillende runvormen:
- Dagelijkse stand-ups (15 min) – kort en krachtig: status, blokkades, acties.
- Wekelijkse voortgangsruns (60–90 min) – met focus op voortgang, risico’s en besluiten.
- Maandelijkse strategische reviews (2–3 uur) – om trends te bespreken en koers te herijken.
Consistentie is hierbij cruciaal. Afzeggingen en verschuivingen ondermijnen het vertrouwen in de aanpak.
Effectieve Obeya-runs faciliteren
Tijdens een Obeya-run staat iedereen, letterlijk! Dat houdt het kort, energiek en gericht. Begin altijd bij de strategische doelen (linkermuur) en werk dan via de middenmuur naar de acties en knelpunten (rechtermuur). Zo houd je de samenhang tussen strategie en uitvoering levend.
Gebruik de muren als leidraad voor het gesprek. Loop langs de thema’s, stel scherpe vragen en noteer nieuwe inzichten direct. Besluiten worden ter plekke genomen en vastgelegd – geen eindeloze parkeerplaatsen voor actiepunten meer.
Sluit iedere run af met een heldere samenvatting: wat is besloten, wie doet wat en wanneer evalueren we?
Implementatie en verdere optimalisatie
Zie de eerste maanden met een Obeya-room als een ontdekkingstocht. Wat werkt en wat werkt niet? Welke informatie missen mensen en wat gebruik je stiekem gewoon helemaal niet? Geef jezelf en het team ruimte om te leren en aan te passen. Zodra je Obeya eenmaal in de vingers hebt, gaat het vóór je werken.
Starten met een pilot
Hoe logisch het ook klinkt, toch wordt het vaak vergeten: begin klein. Kies 1 project of een onderdeel van een groter programma om de Obeya-aanpak te testen. Evalueer na 4 tot 6 weken wat beter kan. Verzamel feedback: voelen mensen zich beter geïnformeerd, worden beslissingen sneller genomen, ervaren ze meer samenwerking?
Op basis van die evaluatie pas je inrichting, ritme of runs aan. Een Obeya is nooit ‘af’, een Obeya groeit met het project mee.
Veelvoorkomende valkuilen vermijden
Oké en nu gaan we ALLES in de Obeya proppen…
Nope, dat is geen goed idee. Te veel informatie willen verwerken is een klassieke fout. Weersta daarom de neiging om álles aan die muur te willen hangen. Focus op wat écht relevant is voor sturing en besluitvorming.
En dan nog een valkuil: het gebrek aan commitment van leidinggevenden. Als het senior management niet regelmatig langskomt en niet actief meedoet, verliest de Obeya snel haar kracht. Zorg dat sleutelfiguren zichtbaar betrokken blijven. De Obeya Host speelt hier een belangrijke rol in.
Ook het digitaliseren van de Obeya kan contraproductief werken. Want ja, een digitale variant helpt voor remote teams, maar het fysieke element, het samen staan, wijzen en naar dezelfde muur kijken, that’s where the magic happens! ✨
Obeya inbedden in de organisatiecultuur
Heb je ervaren dat de Obeya-aanpak werkt? Mooi, dan kun je het nu breder inzetten. Geef meerdere projecten hun eigen room. Of je creëert zelfs een portfolio-Obeya waar leiders hun voortgang delen en afhankelijkheden managen.
En last but not least: investeer ook in opleiding. Visueel management en transparante samenwerking vragen nét even een andere mindset. Trainingen helpen mensen om vertrouwd te raken met deze supereffectieve manier van werken.
Wil je hier dieper in duiken? Bekijk de Obeya Fundamentals Training.
Breng focus, snelheid en samenwerking samen
Nog even alles op een rijtje! Een Obeya-room is veel meer dan een mooi ingerichte vergaderruimte met gezellige plakkertjes. Obeya is dé werkwijze die focus, snelheid en samenwerking versterkt. Door informatie fysiek zichtbaar te maken, stakeholders structureel bij elkaar te brengen en on the spot knopen door te hakken, creëer je een dynamiek die projecten vooruithelpt.
Begin dus met een heldere scope. Richt dan de ruimte in met doordachte visualisaties. Zorg voor duidelijke rollen en een vast ritme én blijf optimaliseren. Zeker weten dat jouw investering in tijd en middelen zich terugbetaalt. Obeya zorgt voor betere besluitvorming, minder verrassingen en een team dat écht samenwerkt.
Wil je meer leren over het optimaal inzetten van Obeya in jouw organisatie? Bekijk onze trainingen:
👉 Obeya Host Training
👉 Obeya Builder Training
👉 Obeya Fundamentals Training
Breng jouw project tot leven: behaal jouw Obeya-certificering bij Lagant!
Na afloop kun je examen doen voor het officiële Obeya Fundamentals-certificaat van de Obeya Association. Dit certificaat is internationaal erkend en inbegrepen bij de prijs van de training. Bij het halen van het certificaat is het ook mogelijk om een jaar lang gratis lidmaatschap bij de Obeya Association te krijgen.
Hoe groot moet een Obeya-room zijn?
Dat hangt af van het aantal deelnemers en de hoeveelheid informatie die je wilt visualiseren. Voor een team van 10 tot 15 mensen is een ruimte van 20 tot 30 vierkante meter voldoende, met minimaal 12 tot 15 vierkante meter wandruimte.
Kan een Obeya ook digitaal werken?
Digitale tools kunnen helpen voor remote teams, maar de kracht van Obeya zit hem echt in het samen naar dezelfde muren kijken. Zonder dat fysieke aspect, verlies je een deel van die energie. Dus het kán wel, maar met de echt fysieke ruimte ga je samen next level.
Hoeveel tijd kost het onderhouden van een Obeya-room?
Dat is lastig te zeggen. Hoeveel tijd je kwijt bent met het onderhouden van jouw Obeya-room hangt namelijk helemaal van de complexiteit af. Het kan een half uur per week zijn, maar ook 2 uur. Onderhouden is wel heel belangrijk! Door het updaten te koppelen aan vaste runs blijft het overzichtelijk.
Welke projecten lenen zich het beste voor Obeya?
Complexe projecten met veel stakeholders en afhankelijkheden, zoals IT-implementaties, productontwikkeling of organisatieverandering.
Wat als leidinggevenden weinig tijd hebben voor Obeya-runs?
Draai het om! Obeya gaat je juist tijd opleveren. Zeker drukke leidinggevenden profiteren van de efficiëntie: 1 uur in de Obeya levert meer inzicht op dan 10 e-mails en 3 vergaderingen.
