Lagant x VertX: Van strategie naar actie met Obeya

Hoe is de samenwerking tussen Lagant en VertX ontstaan?

Bertal: ‘VertX is een groeiend bedrijf. Daarom zochten we een partij die meedacht in onze ontwikkelpaden. We volgden al trainingen bij Lagant en ook bij andere partijen. Nu hadden we behoefte aan één huistrainer. Een vaste opleider waar je je mensen naartoe stuurt én waarmee je in gesprek kunt gaan als je ergens tegenaan loopt.

De trainingen bij Lagant zijn altijd goed. We hebben ook dezelfde bedrijfscultuur: je zoekt samen naar een oplossing en je gunt de ander iets. Dat werkt gewoon lekker. Daarom hebben we deze vraag bij Guus neergelegd. Sinds dat gesprek is Lagant onze vaste opleider.’

Guus: ‘En toen ging weer de telefoon…’

Bertal: ‘Klopt. Wij zijn geaccrediteerd Obeya-trainers, dus belde ik Guus.’

Guus: ‘Bertal opende het gesprek met: “We zijn bezig met Obeya…” Maar hij hoefde niet uit te praten. Ik zei: “Het antwoord is ja”. Kijk, de ontwikkelingen gaan altijd door. Als jij als organisatie stilstaat, ga je achteruit. Ik hoorde in het werkveld steeds vaker de naam ‘Obeya’ vallen, dus was ik meteen geïnteresseerd.

We hebben vernieuwing nodig, met methodieken die zich al bewezen hebben. Obeya past heel goed bij het vakgebied van de projectmanager. Het is geen vervanging, maar juist iets wat je erbij haalt, een verrijking dus!’

Bertal: ‘Nu verzorgen wij voor Lagant de Obeya-trainingen, onder de vlag van Lagant. Het voelde niet goed om met hen te concurreren. Als je sparringpartners bent, ondersteun je elkaar. Juist deze stap zorgt voor een nog prettigere samenwerking.’

Wat is Obeya?

Bertal: ‘Obeya betekent letterlijk ‘grote kamer’. De methode komt uit Japan, uit de Toyota-fabriek. Daar deden ze alles om processen te optimaliseren. In een Obeya breng je strategie, projecten en acties samen in één ruimte. Iedereen ziet dezelfde informatie. Dat haalt ruis weg en brengt focus.

Je ziet daarom meteen waar het vastloopt. De kracht zit niet in dikke rapporten, maar in het gesprek rond dat bord. Het is dé manier om sneller tot de kern te komen en teams met elkaar te verbinden. Obeya is geen vervanger van bestaande methodieken zoals Scrum of PRINCE2, maar een krachtige aanvulling die strategie verbindt met uitvoering.’

Guus: ‘Zelf werken wij nu sinds een jaar ook met Obeya. In het begin moest ik eraan wennen. Ik had niet zoveel met iets heel beknopt opschrijven. Maar zoals vaak het geval is; het kwartje moest even vallen.

Nu zie ik wél de waarde van Obeya. Want inderdaad, je wandelt binnen en je weet meteen hoe het ervoor staat. Zo zie ik bijvoorbeeld nu dat iets in oktober af moest zijn. En ja, oeps, daar moet ik dus nog even aandacht aan besteden.’

Hoe werkt Obeya?

Bertal: ‘Bij een Obeya begin je altijd met de linkermuur. Op deze muur staat de strategische richting van de organisatie, zoals je missie, visie, kernwaarden en hoofddoelen. Deze muur is vrij statisch en update je bijvoorbeeld één keer per jaar. Op de middenmuur koppel je aan de strategie de projecten, initiatieven en KPI’s die je helpen om de doelen te behalen. Dit staat op de middenmuur. De middenmuur vormt de verbinding tussen de strategie en de uitvoering.

Specifieke acties en knelpunten plak je op de rechtermuur. Daar zit de dynamiek: daar bespreek je wat er loopt, wat erbij komt of wat eraf gaat. De focus ligt dus altijd op de acties, waarbij je steeds terug kunt leiden bij welk doel ze horen. Ook wordt in de ‘Obeya-run’ concreet aandacht besteedt aan knelpunten en afwijkingen, zodat deze snel zichtbaar en opgepakt worden.

Met al deze muren in een ruimte zie je in één oogopslag wat belangrijk is, waar je staat en waar het knelt.’

Waarom Obeya?

Bertal: ‘Obeya is zo handig omdat het alles bij elkaar brengt. Je praat niet meer langs elkaar heen, maar kijkt letterlijk naar hetzelfde bord. Dat zorgt voor transparantie: iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie en er is geen ruis meer. Daardoor kun je sneller besluiten nemen én elkaar beter aanspreken.

Het versterkt de samenwerking tussen teams, want iedereen kijkt vanuit dezelfde werkelijkheid. Strategie wordt concreet en zichtbaar en dat geeft richting. Mensen voelen eigenaarschap, omdat helder is wie waarvoor verantwoordelijk is. En het helpt om veranderprocessen beheersbaar te maken, zonder dat ze vaag of log worden.

De kracht van Obeya zie je pas echt als je het toepast in de praktijk. Een goed voorbeeld is een opdracht bij een organisatie waar we een groot cultuurveranderprogramma draaiden. Dat raakte de hele organisatie. Met Obeya konden we dat grote verhaal kleiner maken. We brachten strategische doelen letterlijk op de muur, vertaalden die naar concrete acties en maakten helder wie waarvoor aan zet was.

Vooral de managementlaag kon daardoor het verhaal beter overbrengen. Het hielp om de communicatie tussen lagen en teams op gang te brengen en om gericht te handelen.’

Voor wie is Obeya geschikt -en voor wie niet?

Bertal: ‘Obeya is geschikt voor iedere projectprofessional die werkt met veranderprocessen in een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een projectmanager, een projectleider, een projectmedewerker, maar ook PMO’ers en andere ondersteunende mensen binnen een teamverband. Eigenlijk kun je Obeya op alle lagen van een organisatie inzetten.’

Guus: ‘En voor wie niet? Ik denk dat degene die de koffie schenkt niet heel snel met Obeya zal werken…’

Bertal: ‘Met Obeya werken misschien niet. Maar óók voor degene die de koffie schenkt in een organisatie kan het interessant zijn om te weten hoe het ervoor staat. Dat is het mooie van Obeya, het is heel transparant. Iedereen die binnenloopt kan én mag zien waar je als organisatie staat.’

Wat is de grootste misvatting rondom Obeya?

Bertal: ‘Obeya wordt ook weleens als de heilige graal gezien, het instrument dat álles oplost. Maar dat is het zeker niet. Je moet altijd onderling het gesprek aan blijven gaan. Je moet nog steeds vergaderen en je methodieken blijven uitvoeren.

Obeya is perfect om een tastbaar inzicht te bieden aan de verantwoordelijke teams. Als er issues zijn die niet voor de Obeya-run bedoeld zijn, dan ga je daarbuiten met elkaar in gesprek.

De kracht van Obeya zit juist in het tot leven brengen van andere projectmanagementmethodieken. Je wandelt binnen en ziet in één oogopslag wat de status is. Daarom werkt het ook zo goed als je teams aan elkaar wilt verbinden. Obeya brengt het allemaal samen.’

Maak kennis met de Obeya trainingen bij Lagant

Lees verder over Obeya. Of kijk in onze agenda en boek een training bij jou in de buurt!