Yara: “Vanuit VertX heb ik bij veel organisaties de meerwaarde van Obeya-borden gezien. Gedurende verschillende opdrachten viel me op dat kennis van de lopende gang van zaken essentieel is. Ontbreekt die kennis, dan heeft dat invloed op de voortgang van je projecten. Daarbij speelt je positie een rol. Heb je een hogere functie of meerdere rollen, dan kom je makkelijker aan die kennis. Ik zag Obeya als kans om toegang tot kennis minder rolafhankelijk te maken.”
Miranda: “Yara en ik werken regelmatig samen bij klanten. We bespreken ook de uitdagingen die we op verschillende projecten tegenkomen. Toen Yara haar observaties deelde, zagen we allebei de mogelijkheid om daar met Obeya iets aan te doen. Obeya helpt namelijk om dit speelveld te ‘neutraliseren’. In een Obeya-kamer krijgt iedereen dezelfde kennis mee én voert iedereen daarover het gesprek. Extra kennis die ontstaat, wordt direct met iedereen gedeeld.”
Kennis vanuit het hoofd op de muur
Yara: “Wat het in grote organisaties lastig maakt, is dat er vaak meerdere programma’s tegelijk lopen voor vergelijkbare doelen. En regelmatig komt het voor dat de projecten gesteund of gepositioneerd worden binnen verschillende programma’s. Dan ontstaat al snel een heel gepuzzel van oké, maar welk programma is nou waarvoor? Is het nu allemaal hetzelfde? En… doen we dingen nu niet dubbel?
Een programmamanager is in de positie om dit te overzien en kan vanuit die positie heldere overwegingen maken. De kennis die hierbij komt kijken, zit niet of veel minder in de hoofden van collega’s. Met Obeya organiseren we dat de informatie vanuit ieders hoofd letterlijk op de muur wordt gezet. Zo heeft iedereen dezelfde kennis en hetzelfde overzicht.
Een Obeya bestaat uit 3 muren. Je kunt er ook de verbetercirkel ‘Plan-Do-Check-Act’ aan koppelen.
Linkermuur: de strategiemuur. Daarop staat je missie en visie, maar ook je doelen en je persona’s. De mensen voor wie je het doet. Wat zijn hun wensen? Dit is je ‘Plan’.
Middenmuur: de performancemuur. Die bestaat uit 2 delen: planning en performance. Hier zie je waar je staat. De planning is de ‘Do’, de performance is de ‘Check’.
Rechtermuur: de activiteitenmuur. Daar staan je acties, risico’s en maatregelen. Dit is je ‘Act’.”
Gesprekken die anders nooit plaatsvinden
Miranda: “Binnen projecten is het belangrijk om stakeholders te informeren. Wat je vaak ziet gebeuren binnen een organisatie is dat de één rapporteert en de ander ook, maar allemaal in een ander sjabloon of met andere woorden. Dat veroorzaakt ruis. Obeya zorgt ervoor dat je allemaal naar hetzelfde kijkt, waardoor die ruis verdwijnt.
Daarnaast ontstaat tussen teams onderling meer efficiency. Team A ziet van team B precies waar ze staan en waar ze tegenaan lopen. Het gebeurt daarom sneller dat het ene team uitreikt naar het andere en zegt: heb jij daar een probleem? Dan kan ik je helpen. Of: jij loopt iets uit, goed dat wij het weten.”
Yara: “Obeya maakt het voor een programmamanager of projectmanager makkelijker om focus te houden. En soms kom je tijdens een project ook achter dingen die je niet wist. Misschien is iets niet slim of niet prettig, met Obeya haal je dat sneller boven tafel.
Het verschil tussen een gesprek in een Obeya-kamer en algemene teamsessies, is dan ook groot. Vaak bespreek je in een teamsessie of een weekstart de lopende gang van zaken op een taakgericht niveau. De koppeling maken met overkoepelende zaken gebeurt dan niet.
Met het invullen van de strategiemuur, dus de linkermuur, kan het gesprek op gang komen over ‘voor wie doen we dit nu eigenlijk?’ Het beeld dat de collega’s binnen een (project)team hebben over de doelgroep, blijkt dan vaak niet voor iedereen helder te zijn óf hetzelfde te zijn.
Zo ontstaan in een Obeya-kamer dus waardevolle gesprekken. Gesprekken die anders misschien niet zouden plaatsvinden. En ja, dat kan schuren, maar je komt wél samen vooruit.”
Miranda: “Dat ben ik 100% met je eens. Alleen al het samen stilstaan bij je linkermuur, de vraag wat je missie en visie is, geeft zoveel inzicht. Zodra je de vraag beantwoordt -waarom zijn we hier en hoe linkt dat naar wat we doen- ontstaat vanzelf de vervolgvraag voor wíe je het doet. Daarmee haal je meteen een hoop ruis weg en je houdt samen de focus.”
Obeya dicht de kloof tussen strategie en executie
Miranda: “Met een Obeya creëer je onderling ook meer begrip. Omdat teams het overzicht hebben, kijken ze verder dan alleen hun eigen taken. Ze zien de onderlinge samenhang.
En als je een helder kompas hebt, is sturing ook makkelijker. Dan komt werken aan een project meer vanuit intrinsieke motivatie in plaats van ‘we doen dit maar want de programmamanager zegt het’.
Voor mij is Obeya met name communicatie en gelijk inzicht. Binnen projecten zit er vaak een kloof tussen strategie en executie. Obeya dicht die kloof. Je brengt die werelden bij elkaar. Iedereen ziet hetzelfde, begrijpt waarom dingen gebeuren en kan het daardoor ook beter uitvoeren én met meer focus.”
Obeya als fundament om als organisatie te blijven ontwikkelen
Yara: “Voor mij is Obeya een manier om anders te leren kijken naar je project, programma of organisatie. Maar het is ook een vorm van ruimte creëren. Dus even vertragen, even uitzoomen.
En wat ik persoonlijk heel leuk vind is dat het ook de mogelijkheid biedt om even met elkaar te schuren. Door samen te kijken: waar botsen we nou? Hoe komt dat en wat kunnen we daar samen van leren? Dat vind ik heel cool aan Obeya, je voert gesprekken die je anders niet zo snel zou hebben.
Obeya is in zekere zin een instrument, maar het is breder dan dat. Als je het goed aanpakt, vormt het een infrastructuur om beweging te laten ontstaan. Obeya is dan een fundament dat je hele organisatie helpt om altijd te blijven doorontwikkelen.”
