Bij een eenvoudig project kun je verschillende PRINCE2 onderdelen overslaan zonder het projectsucces in gevaar te brengen. Je kunt processen zoals ‘Managing Product Delivery’ vereenvoudigen, documentatie beperken tot de belangrijkste stukken en enkele management producten weglaten. De kunst zit in het vinden van de juiste balans tussen methodiek-compliance en praktische efficiëntie voor jouw specifieke project.
Waarom PRINCE2 aanpassen voor eenvoudige projecten?
Volledige PRINCE2 implementatie is vaak te zwaar voor kleinere projecten. Je besteedt dan meer tijd aan documentatie dan aan het daadwerkelijke werk.
Eenvoudige projecten hebben andere behoeften dan complexe transformaties. Ze hebben minder stakeholders, kortere doorlooptijden en lagere risico’s. Dit betekent dat je niet alle PRINCE2 processen in volle omvang nodig hebt.
De projectmanagement methodiek moet je ondersteunen, niet vertragen. Bij een klein project met drie teamleden heb je geen uitgebreide communicatieplannen nodig. Een dagelijkse stand-up volstaat vaak.
Het aanpassen van PRINCE2 helpt je om:
- Sneller te starten met het project
- Minder tijd te besteden aan administratie
- Je team gefocust te houden op resultaten
- Kosten te besparen op projectmanagement
Welke PRINCE2 processen zijn essentieel en welke optioneel?
Van de zeven PRINCE2 processen zijn er drie die je altijd nodig hebt: Starting up a Project, Initiating a Project en Closing a Project. Deze vormen de basis structuur van elk project.
| Proces | Status voor eenvoudig project | Aanpassing |
|---|---|---|
| Starting up a Project | Essentieel | Verkort tot 1-2 dagen |
| Initiating a Project | Essentieel | Basis documentatie alleen |
| Directing a Project | Vereenvoudigd | Informele besluitvorming |
| Controlling a Stage | Vereenvoudigd | Wekelijkse check-ins |
| Managing Product Delivery | Optioneel | Kan wegvallen bij kleine teams |
| Managing a Stage Boundary | Optioneel | Alleen bij meerjarige projecten |
| Closing a Project | Essentieel | Korte evaluatie en overdracht |
Managing Product Delivery kun je vaak overslaan. Dit proces richt zich op de coördinatie tussen projectmanager en teammanager. Bij kleine teams werkt iedereen direct samen.
Managing a Stage Boundary is alleen relevant bij projecten met meerdere fasen. Een eenvoudig project heeft meestal maar één fase.
Hoe bepaal je welke PRINCE2 documenten echt nodig zijn?
Focus op documenten die echte waarde toevoegen aan je project. Een Project Brief, Business Case en Project Plan zijn altijd nodig. De rest kun je aanpassen of weglaten.
Belangrijke documenten die je behoudt:
- Project Brief – geeft richting aan het project
- Business Case – verklaart waarom het project bestaat
- Project Plan – toont hoe je het doel bereikt
- Risk Register – houdt belangrijkste risico’s bij
Documenten die je kunt vereenvoudigen:
- Communication Management Strategy – wordt een simpele contactlijst
- Quality Management Strategy – wordt een checklist
- Configuration Management Strategy – vaak niet nodig
Bij een eenvoudig project maak je geen uitgebreide rapporten. Een wekelijkse e-mail met voortgang volstaat. Je Issue Register kan een simpele lijst in een spreadsheet zijn.
De regel is simpel: als een document niet helpt bij besluitvorming of communicatie, laat het dan weg. Je tijd besteed je beter aan het daadwerkelijke projectmanagement.
Wat zijn de risico’s van het overslaan van PRINCE2 onderdelen?
Het weglaten van PRINCE2 onderdelen kan leiden tot onduidelijke verantwoordelijkheden en gemiste risico’s. Je moet goed afwegen wat je echt kunt missen.
Belangrijkste risico’s:
- Verlies van controle over scope en budget
- Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden
- Gemiste risico’s die later problemen veroorzaken
- Slechte communicatie met stakeholders
Sommige onderdelen lijken overbodig maar zijn dat niet. Het Business Case bijvoorbeeld. Ook bij een klein project moet je weten waarom je het doet. Zonder Business Case loop je het risico dat het project zijn relevantie verliest.
Risk management kun je niet helemaal overslaan. Ook eenvoudige projecten hebben risico’s. Houd tenminste een simpele lijst bij van wat er mis kan gaan.
Stakeholder management blijft belangrijk. Bij kleine projecten heb je misschien minder stakeholders, maar ze zijn niet minder belangrijk. Zorg dat je weet wie wat van je verwacht.
Praktische tips voor PRINCE2 implementatie in eenvoudige projecten
Begin met een agile PRINCE2 aanpak die flexibiliteit combineert met structuur. Gebruik korte iteraties en houd documentatie beperkt tot het noodzakelijke.
Concrete tips voor succesvolle implementatie:
- Gebruik templates voor standaard documenten
- Combineer meerdere rollen in één persoon
- Houd meetings kort en gefocust
- Gebruik digitale tools voor tracking
- Plan wekelijkse check-ins in plaats van formele reviews
De Project Board kan uit één persoon bestaan bij zeer kleine projecten. Deze persoon neemt alle beslissingen en houdt toezicht. Dit versnelt de besluitvorming aanzienlijk.
Gebruik een eenvoudige PRINCE2 implementatie als leerschool. Team leden leren de methodiek kennen zonder overweldigd te raken. Dit bereidt hen voor op complexere projecten later.
Documenteer je keuzes. Leg vast welke onderdelen je hebt weggelaten en waarom. Dit helpt bij evaluatie en bij volgende projecten.
Het belangrijkste is dat je PRINCE2 laat werken voor jouw project, niet andersom. De methodiek moet je helpen om betere resultaten te behalen, niet om je te vertragen. Wil je meer weten over het optimaal inzetten van PRINCE2 in jouw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek waarin we samen kijken naar de beste aanpak voor jouw projecten.