Tegenwoordig googelen we niet meer, we stellen onze vragen aan AI. Bijvoorbeeld aan ChatGPT. Dat dat niet altijd een goed idee is, blijkt als je de PRINCE2-kennis in wilt duiken. Chatty komt namelijk élke keer met een ander antwoord.
Dus maakten we samen met Jeroen Ykema, geaccrediteerd PRINCE2-trainer met 30 jaar projectervaring, een wandeling door het Amersfoortse bos om erachter te komen… hoe zít het nou?
Allereerst Jeroen, wanneer is iets een project? En waarom is het belangrijk om dat te weten?
‘Een taak krijgt in veel organisaties al snel het stempel ‘project’. Maar dat is lang niet altijd verstandig. Een project is namelijk over het algemeen duurder dan wanneer je dezelfde activiteiten binnen de lijn uitvoert.
Dat komt doordat er bij een project veel meer overhead nodig is. Met overhead bedoel ik dat je een projectmanager aan moet stellen, er komt een stuurgroep, er wordt projectondersteuning geregeld en er wordt extra tijd besteed aan zaken als risicomanagement en budgetbewaking. Al die inspanningen zijn nodig om met onzekerheid om te kunnen gaan.
De belangrijkste reden om wél voor een projectaanpak te kiezen, is dan ook de mate van onzekerheid. Gaat het om een complexe opdracht met veel onduidelijkheden? Dan vergroot een projectstructuur de kans op succes. Gaat het om iets dat voorspelbaar en routinematig is? Dan is het slimmer en goedkoper om het in de lijn te houden.’
Ben je net als interviewer Marianne een tabel-nerd? Hieronder vind je al deze kennis samengevat in een overzicht. Prrrr fijn. 😉
Wanneer kies je voor een projectaanpak?
| Wel een project | Géén project |
| Er is veel onzekerheid of risico → structuur nodig om te sturen en bij te sturen | Het werk is voorspelbaar of routinematig → lijnproces is efficiënter |
| Meerdere afdelingen of stakeholders moeten samenwerken → duidelijke rollen en coördinatie nodig | Slechts één team is betrokken → complexiteit te laag voor projectaanpak |
| Het gaat om een eenmalige, tijdelijke opdracht met begin en eind | De opdracht heeft een doorlopend karakter zonder afbakening |
| De opdracht heeft grote strategische of financiële impact → governance nodig | De verandering is klein en lokaal → projectstructuur is te zwaar |
| Het werk is complex en uniek → projectaanpak vergroot kans op succes | Er is weinig risico of onzekerheid → overhead van een project levert geen waarde |
Oké Jeroen, tot zo ver is het helder. Laten we verdergaan met de projectfases van PRINCE2. Geef ons het verlossende antwoord op de vraag: hoeveel projectfases heeft PRINCE2?
‘Minimaal 2.’
Minimaal 2? Dat maakt het mysterie nog groter. Dus… 2.48 fases van PRINCE2? Leg uit alsjeblieft.
‘Wat je net vertelde over dat een project volgens AI 5, 7 of zelfs 8 fases heeft, kan allemaal kloppen. Maar als je zegt ‘zo is het’, klopt het dus weer niet! Allereerst ontstaat de verwarring omdat er een belangrijk onderscheid bestaat tussen managementfasering en technische fasering.
Managementfasering gaat over hoe een project bestuurlijk wordt opgedeeld en hoe vaak je beslismomenten inbouwt. Technische fasering heeft juist te maken met de manier waarop het eindproduct wordt ontwikkeld, bijvoorbeeld via ontwerp-, bouw-, test- en acceptatiefases. PRINCE2 focust vooral op de managementfasering. Hoe je het project technisch opknipt, dus in hoeveel fases, mag je als organisatie zelf bepalen.
De 2 fases die je áltijd hebt, zijn:
- De initiëringsfase
- De uitvoeringsfase
In de initiatiefase werk je uit wat het project precies inhoudt. Je bepaalt hoe je met risico’s en financiën omgaat, je schrijft de businesscase en stelt vast welke doelen je wilt bereiken. In de uitvoerende fase ga je daadwerkelijk aan de slag met wat je bedacht hebt.
Het aantal uitvoerende fases is afhankelijk van de complexiteit, de looptijd en de afspraken die je maakt met de stuurgroep. Een klein project kan bijvoorbeeld in één uitvoerende fase worden afgerond, terwijl een groot of langdurig project wordt opgedeeld in meerdere fases om beter te kunnen sturen en controleren.’
Maar hoe zit het dan met het monitoren van een bepaalde fase? Zijn daar niet extra fases voor nodig? Bijvoorbeeld je voert iets uit en wilt weten of het werkt. Is er dan geen losse monitoringsfase?
‘Nu haal je dingen door elkaar. Wat jij bedoelt, het verloop van een fase in kaart brengen, doet een projectmanager continu. Dat cyclische proces doet hij aan de hand van Plan-Do-Check-Act.
De projectmanager stelt per fase een plan op. Daar krijgt hij een akkoord op van de stuurgroep. Dus als je dat zou uitschrijven: eerst wordt een plan opgesteld (Plan). Dan delegeert de projectmanager het werk (Do), daarna wordt de voortgang gemonitord (Check) en tot slot wordt er bijgestuurd of een nieuw plan gemaakt (Act).
Elke fase doorloopt deze cyclus opnieuw. Dat zegt dus iets over deaanpak binnen een fase, niet over het aantal fases zelf.’
En wanneer komt er dan een nieuwe fase ‘bij’ volgens PRINCE2?
‘Als je sec naar het PRINCE2-manual kijkt, komt er nooit een fase bij. Het aantal fases bepaal je in de initiatiefase. Maar in de praktijk is het anders, dat leer ik ook mijn studenten. Wanneer je bij je stuurgroep terugkomt met de mededeling dat je uit je tolerantie loopt, dus de grenzen van je bevoegdheid overschrijdt op bijvoorbeeld het gebied van tijd en geld, dan maak je een nieuw plan. Dat noem je een afwijkingsplan.
Zo’n afwijkingsplan is een breekpunt. Ik noem dat vanuit de praktijk een nieuwe fase. Maar als je echt het officiële PRINCE2-manual erbij pakt, staat dat er niet zo in beschreven. Precies dat is het verschil tussen papier en praktijk. Het is makkelijker en overzichtelijker, zowel voor jezelf als de stuurgroep, om dit als een nieuwe fase te behandelen.’
Hoe bepaal je het ideale aantal fases voor je PRINCE2-project?
‘Bij het bepalen van het ideale aantal fases zoek je altijd naar een balans tussen voldoende controle en een zo beperkt mogelijke bestuurlijke belasting. Als je je fases heel groot maakt en dus weinig contact hebt met je stuurgroep, raak je de mentale verbinding en het commitment kwijt. Beide zijn uitermate belangrijk voor het slagen van je project.
Kies je daarentegen voor hele kleine fases, dan krijg je weer een overspannen stuurgroep. Moet je ook niet hebben. Daarnaast kost veel overleg en een (te) strakke coördinatie jou als projectmanager ook veel tijd. De sweet spot voor het aantal projectfases is dus waar je voldoende betrokkenheid hebt van je stuurgroep, zónder hen en jezelf te veel te belasten.
Belangrijk om hierbij te vermelden is dat fasering er niet alleen is om het project op te delen. Het is vooral om de stuurgroep op vaste momenten opnieuw controle, richting en beslissingsruimte te geven.’
Jij bent een ervaren projectmanager met diepgaande PRINCE2-kennis. Wat is jouw nummer 1 tip aan projectmanagers, wat had jij zelf veel eerder willen weten?
‘De meest gemaakte fout die ik in de praktijk zie, is dat projectmanagers de complexiteit van een project regelmatig onderschatten. Grote projecten worden vaak in één keer opgezet. Maar kun jij een gedetailleerd plan maken over een tijdsbestek van een jaar? En als je dat al zou kunnen, in een jaar tijd loopt er altijd iets anders dan verwacht.
Als gevolg daarvan verlies je de controle en het overzicht. Je stuurgroep haakt af en dan… is de kans groot dat je project mislukt. Door je project slim op te knippen in kleinere fases, hou je de grip op de voortgang én vergroot je de kans op een succesvolle afronding. Dus mijn advies: houd er rekening mee dat een project complexer kan zijn dan het op het eerste gezicht lijkt. Maak daar ruimte voor.’
Is het kennisniveau en de betrokkenheid van de stuurgroep niet ontzettend belangrijk bij het slagen van een project? Heb je daar als projectmanager invloed op?
‘Haha, hier geldt weer: op papier heb je daar geen invloed op. Maar in de praktijk is dat anders, áls je daar tenminste voor kiest. Hoe dat werkt en welke tips ik daarvoor aan mijn studenten geef, vertel ik in een volgend artikel.’