PRINCE2 hoeft niet bureaucratisch te zijn. Je voorkomt dit door alleen relevante elementen te kiezen, processen aan te passen aan je projectgrootte, en flexibiliteit boven rigide procedures te stellen. Focus op waarde toevoegende activiteiten en laat onnodige documentatie weg. Zo behoud je de voordelen van PRINCE2 zonder de administratieve last.
Waarom wordt PRINCE2 vaak als bureaucratisch ervaren?
PRINCE2 krijgt vaak het stempel bureaucratisch omdat organisaties alle processen en documenten klakkeloos overnemen. Ze denken dat ze elk onderdeel moeten gebruiken, ongeacht de projectgrootte. Dit leidt tot onnodige paperassen en trage besluitvorming.
De methodologie bevat inderdaad veel documentatiesjablonen en controleprocessen. Maar dit betekent niet dat je alles moet gebruiken. PRINCE2 is ontworpen als een flexibel raamwerk, geen starre checklist.
Veel projectmanagers maken de fout om PRINCE2 letterlijk te volgen. Ze creëren documenten die niemand leest. Ze houden meetings die geen waarde toevoegen. Ze volgen procedures omdat het “moet”, niet omdat het helpt.
De perceptie ontstaat ook doordat PRINCE2 uit de overheid komt. Daar zijn uitgebreide procedures normaal. Maar in andere sectoren werkt dit averechts. Teams raken gefrustreerd door de administratieve last.
Wat is het verschil tussen PRINCE2 en agile projectmanagement?
PRINCE2 biedt structuur en controle, terwijl agile flexibiliteit en snelheid benadrukt. PRINCE2 plant vooraf uitgebreid, agile past zich continu aan. Beide benaderingen kun je combineren voor optimale resultaten.
PRINCE2 werkt met vaste fasen en beslismomenten. Je plant het hele project vooraf. Je documenteert alles grondig. Je hebt duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Dit geeft zekerheid en overzicht.
Agile werkt in korte sprints. Je levert regelmatig werkende software op. Je reageert snel op veranderingen. Je werkt nauw samen met klanten. Dit zorgt voor snelle waardecreatie.
| Aspect | PRINCE2 | Agile |
|---|---|---|
| Planning | Uitgebreide voorafplanning | Korte iteraties |
| Documentatie | Uitgebreide documentatie | Minimale documentatie |
| Verandering | Gecontroleerde verandering | Verwelkomt verandering |
| Oplevering | Eind van project | Regelmatige oplevering |
Je kunt beide combineren door PRINCE2’s governance te gebruiken met agile werkwijzen. Behoud de beslismomenten en rollen van PRINCE2. Voer het werk uit met agile sprints en retrospectives.
Hoe pas je PRINCE2 flexibel toe in je organisatie?
Pas PRINCE2 aan door te kiezen welke elementen waarde toevoegen voor jouw project. Start klein, gebruik alleen wat nuttig is, en bouw geleidelijk uit. Implementatie moet passen bij je organisatiecultuur en projectcomplexiteit.
Begin met de basisprincipes van PRINCE2. Deze blijven altijd relevant: continue business rechtvaardiging, leren uit ervaring, en rollen definiëren. Deze principes kun je toepassen zonder bureaucratie.
Kies documenten die écht helpen. Een business case is meestal nuttig. Een uitgebreide kwaliteitsregister vaak niet. Vraag jezelf af: “Wie leest dit?” en “Wat gebeurt er als we dit weglaten?”
Pas de taal aan je organisatie aan. Gebruik termen die je team kent. Vervang “stage gates” door “go/no-go momenten”. Maak PRINCE2 begrijpelijk voor iedereen.
Integreer PRINCE2 met bestaande werkwijzen. Gebruik je huidige rapportagetools. Bouw voort op bekende processen. Zo voorkom je weerstand en verhoog je acceptatie.
Welke PRINCE2 elementen kun je weglaten zonder risico?
Je kunt veilig uitgebreide registers, gedetailleerde workpackages en complexe rapportagestructuren weglaten bij kleinere projecten. Behoud altijd de business case, risicomanagement en duidelijke rollen voor succesvolle projectmanagement.
Laat gedetailleerde logs weg bij eenvoudige projecten. Een issues register met twintig kolommen helpt niet bij een team van vijf mensen. Een simpele lijst volstaat.
Skip uitgebreide kwaliteitscontroles voor standaardprojecten. Als je hetzelfde werk al honderd keer hebt gedaan, hoef je niet elke stap te documenteren.
Verminder rapportagefrequentie bij stabiele projecten. Wekelijkse rapportages zijn vaak overkill. Maandelijks of bij mijlpalen is meestal genoeg.
Versimpel workpackages voor ervaren teams. Geef doelen en deadlines, niet elke detailstap. Vertrouw op de expertise van je teamleden.
Maar behoud altijd deze elementen:
- Business case en rechtvaardiging
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
- Risico-identificatie en -management
- Regelmatige voortgangscontrole
- Lessen geleerd vastleggen
Belangrijkste lessen voor flexibele PRINCE2 implementatie
Succesvol PRINCE2 draait om maatwerk en gezond verstand. Kies bewust welke elementen je gebruikt, train je team goed, en blijf focussen op projectresultaten in plaats van procesnaleving.
Start altijd met een pilot project. Test je aangepaste PRINCE2 aanpak op een kleinschalig project. Leer wat werkt en wat niet. Pas aan voordat je uitrolt naar andere projecten.
Train je team in de PRINCE2 filosofie, niet alleen de procedures. Als mensen begrijpen waarom iets bestaat, passen ze het beter toe. Ze maken betere keuzes over wat wel en niet te gebruiken.
Meet het effect van je aanpassingen. Worden projecten sneller opgeleverd? Zijn stakeholders tevredener? Voelt het team zich minder belast? Gebruik deze feedback voor verdere optimalisatie.
Blijf de balans bewaken tussen controle en flexibiliteit. Te weinig controle leidt tot chaos. Te veel controle remt innovatie. Vind de sweet spot voor jouw organisatie.
PRINCE2 kan een krachtige bondgenoot zijn voor projectsucces, mits je het verstandig toepast. Het gaat niet om het volgen van alle regels, maar om het bereiken van betere resultaten. Bij Lagant helpen we organisaties bij het vinden van deze balans en het op maat maken van PRINCE2 voor hun specifieke situatie. Wil je weten hoe PRINCE2 flexibel kan werken in jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek.