Een sponsor binnen PRINCE2 projecten is de eindverantwoordelijke voor het projectsucces en de business case. Je vindt deze rol altijd terug in de Project Board, waar de sponsor fungeert als beslisser en de belangen van de organisatie vertegenwoordigt. De sponsor zorgt voor de nodige middelen, neemt belangrijke beslissingen en blijft verantwoordelijk voor de zakelijke rechtvaardiging van het project van begin tot eind. Zonder een actieve sponsor lopen PRINCE2 projecten een grote kans om te mislukken of niet de beoogde waarde te leveren.
Inleiding: De sponsor als sleutelfiguur binnen PRINCE2
Binnen het PRINCE2 raamwerk neemt de sponsor een unieke positie in. Als vertegenwoordiger van de opdrachtgever vormt de sponsor de brug tussen het project en de rest van de organisatie. Dit is geen ceremoniële rol, maar een positie met echte invloed en verantwoordelijkheid.
De sponsor zorgt ervoor dat het project waarde blijft toevoegen aan de organisatie. Je kunt de sponsor zien als de bewaker van het ‘waarom’ achter het project. Terwijl de projectmanager zich bezighoudt met het ‘hoe’, houdt de sponsor de focus op de vraag: levert dit project nog steeds wat we ervan verwachten?
In de dagelijkse praktijk betekent dit dat de sponsor:
- Zorgt voor de nodige middelen en ondersteuning
- De strategische richting bewaakt
- Belangrijke beslissingen neemt
- Optreedt als escalatiepunt bij problemen
De betrokkenheid van de sponsor is een van de meest bepalende factoren voor projectsucces. Zonder actieve steun van bovenaf lopen zelfs technisch goed uitgevoerde projecten het risico te mislukken.
Wat zijn de officiële verantwoordelijkheden van een PRINCE2 sponsor?
Volgens de PRINCE2 methodologie heeft de sponsor specifieke verantwoordelijkheden die essentieel zijn voor het projectsucces. De sponsor is primair verantwoordelijk voor de business case en moet ervoor zorgen dat het project zakelijk verantwoord blijft.
De officiële taken van de PRINCE2 sponsor omvatten:
- Het ontwikkelen en onderhouden van de business case
- Het verzekeren van projectfinanciering
- Het definiëren van de projecttoleranties
- Het nemen van go/no-go beslissingen bij faseovergangen
- Het waarborgen dat risico’s goed worden beheerd
- Het garanderen dat de beoogde voordelen worden gerealiseerd
De sponsor speelt ook een belangrijke rol bij het bemensen van het projectteam. Je zorgt ervoor dat de juiste mensen beschikbaar zijn om het project uit te voeren en ondersteunt de projectmanager wanneer deze tegen organisatorische belemmeringen aanloopt.
Bij problemen of wijzigingsverzoeken die buiten de tolerantiegrenzen vallen, is de sponsor het eerste escalatiepunt. Je moet dan beslissen of het project nog steeds levensvatbaar is en welke aanpassingen nodig zijn.
Hoe verhoudt de sponsor zich tot de Project Board binnen PRINCE2?
Binnen de PRINCE2 Project Board werkt de sponsor samen met twee andere belangrijke rollen: de Senior User (gebruikersvertegenwoordiger) en de Senior Supplier (leveranciersvertegenwoordiger). Als sponsor ben je de voorzitter van deze Project Board en heb je de doorslaggevende stem.
De dynamiek binnen de Project Board ziet er zo uit:
- De sponsor vertegenwoordigt de zakelijke belangen en is eindverantwoordelijk
- De Senior User zorgt ervoor dat het project bruikbare resultaten oplevert
- De Senior Supplier waarborgt dat de producten volgens specificatie worden geleverd
Als sponsor houd je de balans tussen deze verschillende belangen. Je moet ervoor zorgen dat het project zowel technisch haalbaar is als tegemoet komt aan de behoeften van de gebruikers, zonder de business case uit het oog te verliezen.
De Project Board komt samen bij belangrijke beslismomenten, zoals bij faseovergangen of wanneer er grote problemen zijn. Als sponsor leid je deze vergaderingen en neem je de uiteindelijke beslissingen.
In de praktijk betekent dit dat je goed moet kunnen luisteren naar de inbreng van de andere Project Board leden, maar ook besluitvaardig moet zijn als hun standpunten verschillen.
Waarom is de business case de verantwoordelijkheid van de sponsor?
De business case is het hart van elk PRINCE2 project en valt direct onder de verantwoordelijkheid van de sponsor. Dit is logisch omdat de sponsor de belangen van de opdrachtgever vertegenwoordigt en dus het beste kan beoordelen of het project nog steeds waarde oplevert.
Als sponsor ben je verantwoordelijk voor:
- Het goedkeuren van de initiële business case
- Het regelmatig beoordelen of de business case nog geldig is
- Het maken van aanpassingen wanneer omstandigheden veranderen
- Het stoppen van het project als het niet meer zakelijk verantwoord is
De zakelijke rechtvaardiging van een project kan tijdens de looptijd veranderen. Kosten kunnen hoger uitvallen, de markt kan verschuiven of organisatieprioriteiten kunnen wijzigen. Als sponsor houd je deze factoren in de gaten en pas je de koers aan waar nodig.
Het klinkt misschien vreemd, maar soms is het stopzetten van een project de beste beslissing. Als sponsor moet je bereid zijn om deze moeilijke keuze te maken als de business case niet meer houdbaar is. Dit vraagt om moed en zakelijk inzicht.
Wat maakt een effectieve PRINCE2 sponsor?
Een effectieve PRINCE2 sponsor combineert verschillende eigenschappen en vaardigheden. Je moet zowel strategisch kunnen denken als praktisch kunnen handelen om je rol goed te vervullen.
Kenmerken van een succesvolle sponsor zijn:
- Besluitvaardigheid – Je kunt tijdig beslissingen nemen, ook met onvolledige informatie
- Strategisch inzicht – Je begrijpt hoe het project bijdraagt aan organisatiedoelen
- Invloed in de organisatie – Je kunt middelen vrijmaken en obstakels wegnemen
- Communicatievaardigheid – Je kunt complexe zaken eenvoudig uitleggen
- Beschikbaarheid – Je maakt tijd vrij voor het project wanneer dat nodig is
Een goede sponsor is betrokken zonder micromanagement. Je geeft de projectmanager de ruimte om het dagelijkse werk te doen, maar bent beschikbaar voor ondersteuning en escalaties.
Als sponsor moet je ook goed kunnen omgaan met onzekerheid. Projectmanagement is zelden een rechtlijnig proces en je moet flexibel kunnen reageren op veranderende omstandigheden terwijl je de doelen van het project bewaakt.
Conclusie: De sponsor als drijvende kracht achter succesvolle PRINCE2 projecten
De rol van sponsor binnen PRINCE2 projecten is veelzijdig en bepalend voor succes. Als sponsor ben je niet alleen eindverantwoordelijk voor de business case, maar ook de belangrijkste schakel tussen het project en de rest van de organisatie.
Je belangrijkste verantwoordelijkheden als sponsor zijn:
- Het waarborgen van de zakelijke rechtvaardiging
- Het nemen van belangrijke beslissingen
- Het beschikbaar stellen van de nodige middelen
- Het ondersteunen van de projectmanager
- Het realiseren van de beoogde projectvoordelen
Een actieve, betrokken sponsor maakt het verschil tussen een project dat alleen wordt opgeleverd en een project dat echte waarde toevoegt. Bij Lagant zien we in onze dagelijkse praktijk hoe belangrijk de rol van sponsor is voor het welslagen van PRINCE2 projecten. Wil je meer weten over hoe je deze rol effectief kunt invullen binnen jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies.
