Meer controle voelt als grip
Als een project begint te schuiven, gebeurt er bijna automatisch hetzelfde: we vragen om extra rapportages, geven meer statusupdates en hebben vaker overleg. Alles voor een strakkere monitoring. Het idee is dat meer controleren je de grip op het project teruggeeft.
En ja heel eerlijk, dat voelt ook wel logisch. Controle is namelijk zichtbaar, je ziet voortgang, hebt cijfers en kunt daardoor bijsturen. Maar toch… werkt het vaak averechts.
Wat er in de praktijk echt gebeurt
Meer controle leidt zelden tot betere projecten. Want straks besteden teams meer tijd aan rapporteren dan aan het werk zelf. Besluiten nemen duurt langer of ze blijven zelfs liggen door de continue extra afstemming. Door al die extra rapporten, meetings en overzichten, lijkt het alsof je meer grip hebt, maar in werkelijkheid verlies je snelheid en scherpte.
Er is een belangrijk verschil tussen controle en sturing dat vaak over het hoofd wordt gezien. Controle gaat over meten, volgen en vastleggen. Sturing gaat echter over keuzes maken, richting bepalen en bijsturen. Je kunt veel controleren zonder echt te sturen of ook maar één goed besluit te nemen. En dat gebeurt helaas vaker dan je denkt.
Drie mechanismen die bijna altijd optreden
Met die extra controle gebeuren er vaak drie dingen. En daar ben je binnen je organisatie echt niet blij mee.
- Schijnzekerheid is de eerste valkuil. Meer rapportages geven het gevoel dat je alles weet. Maar informatie is nooit compleet en vaak al verouderd. Je stuurt op een beeld dat niet meer klopt, terwijl je denkt goed geïnformeerd te zijn.
- Minder eigenaarschap volgt op de voet. Hoe meer controle er is, hoe vaker teams denken: zij houden het wel in de gaten. Het gevolg is minder initiatief, minder verantwoordelijkheid en meer afwachtend gedrag. Precies wat je niet wilt in een project dat al moeizaam loopt.
- Trager beslissen is de derde consequentie. Meer controle betekent meer informatie verzamelen, meer afstemming en meer mensen betrekken bij elk besluit. Besluiten duren langer, terwijl snelheid juist belangrijk is. Want terwijl iedereen aan het afstemmen is, loopt de klok gewoon door.
Waarom organisaties toch voor meer controle kiezen
Eigenlijk is het antwoord simpel: omdat het veilig voelt. Controle geeft het idee dat je risico’s beheerst, overzicht hebt en problemen voorkomt. Maar in werkelijkheid gebeurt vaak het tegenovergestelde: problemen worden later zichtbaar, er wordt trager gereageerd en de flexibiliteit om bij te sturen neemt af.
En er speelt nog iets onder de oppervlakte: in veel organisaties wordt controle beloond. Wie veel rapporteert, lijkt betrokken. Wie delegeert en vertrouwt, lijkt afwezig. Dat cultuurpatroon is minstens zo hardnekkig als de rapportages zelf.
Een methode die dat anders aanpakt
Er zijn verschillende manieren om projecten te structureren. PRINCE2®, Projects In Controlled Environments, is een van de meest gebruikte projectmanagementmethodes ter wereld. Voor 70 tot 75% van alle projecten wordt PRINCE2 gebruikt.
Het ‘controlled environments’ klinkt misschien alsof het om maximale controle gaat. Niets is minder waar. PRINCE2 is juist ontworpen om te voorkomen dat organisaties verzanden in rapportages en overleg. Het geeft een heldere structuur: wie beslist wat, wanneer en op basis waarvan.
Het is een systeem dat duidelijk maakt wanneer je wel moet ingrijpen én wanneer je dat beter kunt laten. De echte kracht van PRINCE2 ontdek je als je de methode op maat maakt voor jouw project.
Hoe PRINCE2 naar controle en grip kijkt
Rapporteren, rapporteren en nog eens rapporteren? Nee, PRINCE2 is verrassend helder op dit punt. Het principe heet ‘management by exception’ en werkt als volgt:
- De stuurgroep bepaalt de kaders: hoeveel ruimte er is voor tijd, geld en scope
- De projectmanager werkt daar zelfstandig binnen en rapporteert periodiek
- Alleen als een grens dreigt te worden overschreden, escaleert hij naar de stuurgroep
Dus in plaats van continu controleren, gaat PRINCE2 over gericht sturen wanneer het ertoe doet. Dat is precies het tegenovergestelde van meer rapportages en meer overleg.
Het resultaat: de stuurgroep houdt echte grip, zonder zich te bemoeien met elke kleine beslissing. En de projectmanager krijgt de ruimte om te doen waarvoor hij is aangesteld.
Hoe je grip houdt zonder alles dicht te timmeren
Je hoeft echt niet de hele boel om te gooien als projectmanager. Grip houden op een constructieve manier vraagt een andere manier van denken. Stel jezelf bijvoorbeeld vaker de vraag: wat heb ik echt nodig om een besluit te nemen?
Hieronder vind je 4 tips die je hierbij helpen:
- Stop met rapporteren om het rapporteren. Alles wat geen besluit ondersteunt, kan weg
- Beperk het aantal overlegmomenten, maar maak ze scherper en doelgerichter
- Werk met duidelijke grenzen: geef teams ruimte, maar maak helder wanneer er ingegrepen wordt
- Definieer vooraf wat een uitzondering is, zodat iedereen weet wanneer er geëscaleerd moet worden
Wat ook helpt is een training volgen om je een bepaalde projectmanagementmethodiek eigen te maken, bijvoorbeeld die van PRINCE2. Bij Lagant krijgen we vaak cursisten in de groep die al regelmatig projecten draaien, maar een bewezen structuur missen.
Het mooie is namelijk dat PRINCE2 zo’n logische opbouw heeft, dat het wat je altijd al deed op gevoel, ineens tastbaar maakt. Zo kwam trainer Jeroen jaren geleden ook in aanraking met PRINCE2. Met PRINCE2 worden je projecten nóg duidelijker, scherper en daarmee succesvoller.
De paradox van controle
Natuurlijk is er controle nodig. Dat leer je ook binnen PRINCE2. Het geheim zit hem in wannéér je die controle pakt en op welke manier. Trainer Jeroen zegt altijd: een goede projectmanager is een luie projectmanager. Doe wat je moet doen op het juiste moment. Zoiets haal je niet uit de boeken, die ervaringen uit de praktijk ontdek je in een training.
Bij Lagant leren we jou hoe je grip houdt op je projecten zonder ze onnodig zwaar of traag te maken. Hoe je kaders bepaalt die werken, hoe je stuurt op uitzonderingen en hoe je controle inzet waar het waarde toevoegt.
Zet jij de volgende stap in jouw ontwikkeling als projectprofessional? Start bijvoorbeeld met onze PRINCE2 Foundation-training. Na Foundation kun je doorgaan met PRINCE2 écht in de praktijk te brengen met de PRINCE2 Practitioner-training.
