Tip uit de praktijk 1: “Vertel waar het op staat. Óók als dat betekent dat je een opdracht niet krijgt”
Vertellen bij de intake van een project dat het nóóit zal gaan slagen? Trainer en projectmanager Jeroen deed het gewoon: ‘Ik zat aan tafel bij een intake. Het was een leuke opdracht en het zag er goed uit. Toch zag ik meteen: dit gaat echt never nooit werken.’
Nou kun je als projectmanager op zo’n moment denken: goede klus en het betaalt goed. We zien het dan wel. Jeroen pakte het anders aan. Jeroen: ‘Ik heb direct gezegd: Sorry, maar dit gaat nooit werken, want als jullie zus en zo doen, dan gaan dit en dat de problemen worden. Ik voelde naast me de accountmanager verstijven: Jeroen, wat zeg je nu?’
Maar Jeroen twijfelde geen moment: ‘Het was een hartstikke mooie opdracht, maar ik had daar nooit het succes van gemaakt. Er zaten in het plan al zaken waardoor dit geen succes ging worden. Daar wil ik mijn vingers niet aan branden. En dan vind ik ook dat ik dat eerlijk moet vertellen.’ De opdracht ging naar een andere projectmanager. De accountmanager baalde. De rit terug naar huis was, zoals Jeroen het mooi verwoordde, “niet de meest prettige”.
Een paar maanden later ging Jeroens telefoon
Het was de opdrachtgever. Hij zei: ‘Jeroen, je hebt toch gelijk gehad. De dingen die je voorspelde, zie ik nu gaan gebeuren. Het project is stopgezet.’ Een tijdje later kwam er bij diezelfde opdrachtgever weer een ander project. Uiteraard dachten ze meteen aan Jeroen.
Jeroen: ‘Een van mijn collega’s heeft die opdracht opgepakt. Zo zie je maar, mijn scherpe blik en helderheid heeft de relatie met deze klant alleen maar sterker gemaakt. Als mensen kunnen vertrouwen op je deskundigheid én je eerlijkheid, bouw je een duurzame samenwerking op.’
Tip uit de praktijk 2: “Maak PRINCE2 áltijd op maat voor jouw project, gebruik daarbij je boerenverstand”
De PRINCE2-methode geeft houvast. Het neemt je mee aan de hand door alle stappen van je project. Dat is heel fijn. Aan de andere kant is werken met PRINCE2 óók PRINCE2 durven loslaten.
Jeroen vertelt hierover: ‘Je moet PRINCE2 altijd op maat maken voor je project. Gebruik je gezond boerenverstand. En durf soms gewoon te zeggen: dit staat weliswaar in de methodiek, maar als het niet bijdraagt aan het succes van mijn project, dan doe ik het niet. Dan heb je er alleen maar last van.’
Boerenverstand? De methodiek loslaten? Dat klinkt nogal rebels. Jeroen lacht: ‘Je mag als projectmanager ook best een tikkeltje rebels zijn. Niet om het rebels zijn zelf natuurlijk, maar je mag gaan staan voor wat jouw project nodig heeft. Jíj hebt als projectmanager die kennis in huis. Durf die kennis ook in te zetten, daar worden je projecten beter van.’
De methodiek dient het project en niet andersom
Als voorbeeld vertelt Jeroen over wat PRINCE2 zegt over productgericht plannen: ‘PRINCE2 heeft een principe dat je productgericht moet plannen. In dit geval zaten projectmanagers in een omgeving waar activiteiten de standaard was, dus is het handiger om activiteitsgericht te plannen.
Dan kun je wel de hele boel omgooien om per se productgericht te gaan plannen, maar dan ben je eigenlijk met een intern veranderproject bezig. Dan is het voor dit project handiger om te zeggen: weet je wat, we gaan in ieder geval aan de slag met activiteitsgericht plannen. De methodiek dient het project en niet andersom.’
Tip uit de praktijk 3: “Bouw vanaf het allereerste begin aan een goede relatie met je stakeholders”
Het klinkt zo logisch: bouw een goede relatie op met de mensen die nauw betrokken zijn bij je project. Maar in de praktijk schiet dat er toch vaak bij in. Als projectmanager ben je al 10 stappen vooruit in je hoofd, dus even rustig koffiedrinken met je stakeholders? Geen tijd, geen tijd en nog eens… geen tijd!
Toch is dit volgens Jeroen een van de belangrijkste PRINCE2-hacks: ‘Bouw meteen tijdens het opstarten van een project een goede relatie op met je opdrachtgever. Als je dat voor elkaar krijgt en er vertrouwen ontstaat, heb je daar gedurende het hele project heel veel baat bij.’
Verandering is mensenwerk
En Jeroen, hoe ziet dat er concreet uit? ‘Ik begin vaak gewoon met een kop koffie. Niet als netwerktactiek, maar écht om elkaar als mens te leren kennen. Verandering is namelijk mensenwerk. Je moet de mensen meekrijgen. En dat betekent dat je een echte relatie moet aangaan. Dus ja, daar gaat wat tijd in zitten, maar dat verdien je dubbel en dwars terug met betere resultaten én onderling meer plezier in het werk.’
Jeroen voegt daar nog aan toe: ‘Vaak vinden opdrachtgevers me lastig. Daar heb je Jeroen weer met zijn vragen. De goede relatie helpt ook hier weer bij. Omdat het contact goed is, kunnen mensen dat van me hebben. Uiteindelijk zien ze dat de vragen tot een goed resultaat leiden. Dus bellen ze me bij een volgend project opnieuw. Zet de relatie met je stakeholders daarom altijd op 1!
Zelf starten met PRINCE2?
Ben jij nog niet gestart met PRINCE2 en verlang je naar een gedegen basis waar je als projectmanager altijd op terug kunt vallen? Volg dan onze PRINCE2 Foundation-training .
Wil je echt een grote sprong voorwaarts maken, kies dan voor onze Fasttrack-optie: PRINCE2® Fasttrack training 7e editie inclusief Foundation en Practitioner examenvoucher.
