De PRINCE2-methodiek is superfijn om mee te werken. Het geeft je kaders, helderheid en houvast. Alleen is er iets wat PRINCE2 -of welke methodiek dan ook- niet voor je regelt en dat is omgaan met ‘lastige’ stakeholders. Lastig staat hier bewust tussen haakjes, want daar ligt voor jou een rol als projectmanager.
Trainer Jeroen vertelt hierover: ‘Natuurlijk zal de gestructureerde kant van projectmanagement de boventoon voeren, maar als projectmanager moet je óók een relatie opbouwen met je stakeholders. Door te weten wat ze willen, hoe ze denken en wat hen motiveert, kun je daar precies op inspelen tijdens het project. Begin daar al zo vroeg mogelijk mee, dan neem je op voorhand al veel vertraging, spanning en frustratie weg.’
Leer de mens achter je opdrachtgever kennen
Natuurlijk is het aanlokkelijk om meteen helemaal in je project te duiken. Met mensen praten en hun beweegredenen achterhalen? Dat kost toch veel te veel tijd! Je kunt ook wachten tot er een probleem is. Want wat als het in één keer wel goed loopt? ‘Neem die tijd’, zegt Jeroen beslist, ‘door een goede relatie bouw je vertrouwen op. En zodra er vertrouwen ontstaat tussen de opdrachtgever en de projectmanager, zal je zien dat je daar gedurende het hele project heel veel baat bij hebt.’
Zaken doe je met ménsen. Daarom is het belangrijk om te beginnen met contact te maken van mens tot mens
Oké, vertrouwen dus. Maar hoe ziet dat er dan concreet uit? Jeroen vertelt: ‘Ik wil de mens achter mijn opdrachtgever leren kennen. Wie is hij of zij? Welke ideeën zijn er en hoe denkt iemand? Ik begin gewoon simpelweg met een kop koffie drinken. Dan hebben we het over hoe het thuis gaat. Ingewikkelder dan dat is het niet. Zaken doe je met ménsen. Daarom is het belangrijk om te beginnen met contact te maken van mens tot mens. Zodra dat vertrouwen er eenmaal is, werk je prettiger samen. Je hoort sneller wat er speelt en daardoor hoef je onderweg minder te repareren.’
Frustratie hoort erbij
Het kan altijd gebeuren dat vertrouwen toch op de proef wordt gesteld. Zeker reorganisaties kunnen veel losmaken bij mensen. Jeroen: ‘Bij reorganisaties zie ik vaak frustratie en boosheid. Dat hoort erbij, dat is functioneel. Is het mijn taak als projectmanager om dat op te lossen? Nee. Maakt het het project succesvoller als je daar ruimte voor maakt? Zeker wel. Veranderen is mensenwerk. Dus heb je ook te maken met menselijke emoties.’
Gewoon luisteren is soms al genoeg
En soms is die ruimte geven verrassend simpel: gewoon luisteren. Jeroen maakt het regelmatig mee. ‘Gisteren nog,’ vertelt hij. ‘Een directeur die door de verandering misschien wel zijn baan kwijtraakt. Dat raakt hem. Daar kunnen wij als projectmanagers weinig aan doen. Maar gewoon luisteren naar zijn verhaal, dat geeft vaak al opluchting. Een oplossing is er niet. En soms hoeft die er ook niet te zijn.’
Je hoeft dus niet alles op te lossen. Aandacht geven is vaak al genoeg. Jeroen beaamt dit: ‘Aandacht is dan ook precies waar het om draait. Jij kunt je stakeholders negeren. Maar zij negeren jou niet.’ Een strakke planning of alle stappen van PRINCE2 nauwgezet opvolgen verandert daar niets aan. Zonder aandacht voor de mensen om je heen loop je vroeg of laat tegen weerstand aan. ‘En wat ik net al zei, communicatie is meer dan alleen praten,’ aldus Jeroen. ‘Het is ook luisteren. Soms is dat al genoeg: luisteren naar wat een stakeholder dwarszit.’
Wil je zelf leren hoe je dat aanpakt? In de PRINCE2 Fasttrack-training van Lagant neemt Jeroen je mee in hoe dat er in de praktijk uitziet.
