Wat is een business case volgens PRINCE2?
De business case is de basis van je besluitvorming binnen een project. Het laat zien of een project de moeite waard is om te doen. Een business case geeft inzicht in wat het oplevert, wat het kost en waarom het logisch is om ermee te starten en door te gaan.
In methodes zoals PRINCE2 noemen we dat de zakelijke rechtvaardiging van een project. De business case blijft gedurende het hele project leidend voor de vraag of je nog op de juiste weg zit.
Waarom is een business case meer dan een financieel document?
Een business case is veel meer dan een papieren tijger die bewijst dat je project meer oplevert dan het kost. De business case is bij uitstek een manier om mensen te laten voelen waarom hun werk ertoe doet.
En nee, dat is misschien niet het eerste wat je leert als je PRINCE2 uit een boek bestudeert. Daar leer je dat de business case de basis is voor besluitvorming. En dat klopt ook. Eén van de belangrijkste uitgangspunten van PRINCE2 is immers dat een project ook daadwerkelijk meerwaarde op moet leveren.
De investering moet logisch zijn én de opbrengst moet opwegen tegen de kosten. Maar in de praktijk kun je veel meer uit je business case halen. Een scherpe en geüpdatete business case motiveert mensen.
Want er is niks zo fijn als werken aan een project waarvan je denkt:
👉 Wat we hier samen voor elkaar krijgen is echt zinvol
👉 Wat we hier doen maakt het werk beter
👉 Wat we hier doen zorgt voor tevreden klanten
👉 Wat we hier doen maakt de organisatie slimmer
👉 Wat we hier doen maakt het leven van mensen makkelijker
Want uiteindelijk willen we allemaal bijdragen aan iets dat groter is dan wijzelf. Niemand gaat harder lopen omdat er érgens iets in een document in een map staat. Mensen komen wél in beweging als ze begrijpen welke meerwaarde ze samen mogelijk maken.
Hoe maak je een business case een levend document?
Van een business case een levend document maken doe je in 5 simpele stappen:
Stap 1: Blijf de business case actief gebruiken in gesprekken
Een business case gaat pas leven als je hem regelmatig terug laat komen in overleggen en beslismomenten. Alleen dan wordt hij onderdeel van hoe een team denkt en niet iets wat ergens aan het begin is opgesteld en daarna vergeten wordt.
Stap 2: Vertaal cijfers naar concrete waarde
Maak het concreet. Cijfers zijn, nouja cijfers dus. Die zeggen niet zoveel. Zodra je de cijfers uit de business case vertaalt naar wat er daadwerkelijk beter wordt voor een gebruiker of organisatie, begrijpen mensen waarom hun werk ertoe doet en wordt de abstracte business case ineens iets tastbaars.
Stap 3: Gebruik de business case als toets bij elke keuze
Pak bij elke meeting en elk beslismoment je business case erbij. Check of wat je aan het doen bent de gekozen lijn ondersteunt. En mocht dat niet zo zijn, heb dan het lef om te besluiten iets niet te doen. Zo maak je van je business case een kompas.
Stap 4: Waardeer zichtbaar de bijdrage van het team
Op het moment dat je mensen expliciet laat zien hoe hun werk bijdraagt aan de business case, ontstaat er motivatie. Simpelweg omdat ze zien dat hun inspanning direct gekoppeld is aan de meerwaarde.
Stap 5: Stop bewust met wat geen waarde toevoegt
Dit is misschien spannend in het begin, maar dit levert zo veel op: Werkt iets niet? Stop ermee! Zelfs als dit gaat over je project. Juist door afscheid te nemen van werk zonder impact ontstaat er ruimte voor wat er echt toe doet. Dat is de ervaring en logica in PRINCE2.
Waarom moet iedereen de business case kennen?
Om een project te laten slagen is het belangrijk dat iedereen hetzelfde beeld voor ogen heeft. Dat beeld, de zakelijke rechtvaardiging, staat in je business case. En natuurlijk hoeft je team de business case niet tot achter de komma te kennen. Het gaat om de grote lijn, zodat iedereen het over hetzelfde heeft.
Het klinkt logisch, maar in praktijk zie je vaak gebeuren dat teams en stakeholders naarmate het project vordert de rode draad uit het oog verliezen. Daardoor kan een project steeds nét een beetje af gaan wijken, waardoor er ruis en versnippering ontstaat. Dat voorkom je door zowel het team als de stakeholders scherp te houden op de inhoud.
Het meest magische? Als teams je business case goed kennen, zie je dat er iets verandert. Teamleden nemen eigenaarschap over hun eigen taken, omdat beslissingen niet langer alleen van bovenaf komen, maar ze worden gedragen door iedereen die eraan bijdraagt.
Dit leer je niet uit de boeken
Bij Lagant geloven we dat je leert door te doen. Daarom hebben al onze trainers ruime praktijkervaring. Deze tip, de business case als motivatiedocument, is een best practice van PRINCE2-trainer Mark . Wil je nog meer van dit soort projectmanagementhacks ontdekken? Volg dan een PRINCE2-training bij Lagant.
