10 tips om slimmer te werken: tip 8 - Creëer een opgeruimde werkplek

Wist je dat de gemiddelde professional mogelijk wel zo’n 3 uur per week verspilt met het zoeken naar documenten, e-mail en papieren? Dit levert de samenleving jaarlijks een verliespost op van vele miljoenen productieve uren en miljarden euro’s.

Wat een verspilling van tijd en energie! Het lijkt misschien een bijzaak, maar het opruimen van je werkplek kan je heel veel extra resultaat en plezier opleveren.

• Maak er een dagelijkse gewoonte van om tijd te maken om je werkplek en de inbox georganiseerd te houden. Het ‘kost’ je maximaal 10 tot 20 minuten per dag en levert je heel veel extra overzicht en rust op. Een must, juist als je het druk hebt!
• Investeer in een simpele digitale mappenstructuur van maximaal 10 mappen van zo alge- meen mogelijke categorieën. Te veel gedoe? Een simpel en snelle oplossing is om alleen een algemene map ‘archief’ te gebruiken. De zoekfunctie van jouw computer of mail- programma doet vervolgens de rest.
• Ontwikkel de gewoonte om e-mails te verwerken door direct te beslissen WAD je ermee doet. Dus: kun je het Weggooien, Afhandelen of Doorsturen? Nog niet in de gelegenheid om de mail inhoudelijk af te handelen? Informeer dan het liefst wél de andere partij dat je het bericht hebt ontvangen, maar er op X moment op terugkomt. Bewaar deze mails vervolgens in een aparte map of markeer ze met een specifieke kleur of categorie, zodat je ze later efficiënt kunt verwerken.
• Ondanks dat de meeste informatie digitaal beschikbaar is, geniet papier nog steeds de voorkeur bij veel mensen. Bewaar papieren notities en documenten ook zoveel mogelijk bij elkaar op categorie, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Een ouderwetse termijnmap met 31 tabbladen of harmonicamap werken prima. Of maak een foto of scan de notitie en voeg het toe aan je digitale notitie app.

Dit is de achtste tip uit een reeks van 10 tips om slimmer te werken.

Introductie
Tip 0 Op tijd komen
Tip 1 Maak een dagplanning
Tip 2 Focus op waar je zelf invloed op hebt
Tip 3 Afspraken met jezelf nakomen
Tip 4 L.E.U.K. eerst
Tip 5 Maak je hoofd leeg
Tip 6 Doe één ding tegelijk en maak het af!
Tip 7 Cluster activiteiten
Tip 8 Creëer een opgeruimde werkplek
Tip 9 Ban stoorzenders uit
Tip 10 De dag positief afronden

Ook jij kunt slim werken met meer resultaat én plezier! Jennefer Boskeljon geeft bij Lagant een klassikale vaardigheidstraining Timemanagement, ook kun je deze training als zelfstudie Timemanagement volgen.

Wil je meer weten? Of eerst vrijblijvend kennismaken? Schrijf je dan in voor de gratis inspiratieworkshop Timemanagement.